Джон К. Уолден. Библия деловых писем. Факс, E-mail. М., 2004. 158 с

 



БИБЛИЯ 

ДЕЛОВЫХ  ПИСЕМ

ФАКС-СООБЩЕНИЙ И E-MAIL НА АНГЛИЙСКОМ ЯЗЫКЕ

Джон К. Уолден

2004 г.

Оглавление

Книга II. PDF - версия Практика делового письма

Глава 5 

Первичные запросы, начало переговоров

5.1 Первичные запросы

5.2 Краткие запросы (примеры)

5.3 Запрос в ответ на объявление

5.4 Запрос от менеджера по закупкам

5.5 Запрос образцов для ознакомления

5.6 Запрос от торговой фирмы зарубежному производителю 5.7 Слова для запоминания

5.8 Ответы на письма-запросы

5.9 Отказ от поступивших предложений

Глава 6 

Заказ товара

6.1 Размещение заказа

6.2 Обсуждение цен

6.3 Условия оплаты. Возможность предоставления кредита 6.4 Скидки

6.5 Условия доставки

6.6 Упаковка грузов

6.7 Заключительная часть писем-заказов

6.8 Письмо – размещение заказа агентом по закупке от имени 6.9 Подтверждение заказа поставщиком

6.10 Подтверждение получения заказа

6.11 Сообщение об отправке

6.12 Отказ от сделанного заказа

Глава 7 

БИБЛИЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ, ФАКС-СООБЩЕНИЙ, 2 E-MAIL НА АНГЛИЙСКОМ ЯЗЫКЕ

Платежи

7.1 Инвойсы

7.2 Предварительные счета (проформа инвойсы)

7.3 Отчет о состоянии счета

7.4 Способы оплаты во внешнеторговых операциях 7.5 Уведомление об оплате

7.6 Просьба о продлении срока уплаты

7.7 Словарь

7.8 Уведомление о задержке оплаты

7.9 Напоминание о неоплате

7.10 Запрос о причинах задержки оплаты

7.11 Настойчивое требование

7.12 Спасибо за оплату

7.13 Потерянный платеж/извинение

7.14 Проверка

Глава 8 

Транспортировка товара, транспортные расходы и страхование

8.1 Термины для обозначения условий доставки товаров 8.2 Транспорт и водные перевозки

8.3 Запрос тарифов на безрельсовые перевозки

8.4 Запрос о фрахте судна

8.5 Словарь: транспортировка груза

8.6 Ответственность при перевозках и страховые процедуры 8.7 Запрос о полном страховании

8.8 Запрос о расценках на морское страхование

8.9 Запомните

8.10 Словарь по страхованию груза

8.11 Претензии и жалобы по грузам

Глава 9 

Рекламные письма и письма о продаже

9.1 Организация продаж товара

9.2 Представление нового менеджера клиенту

9.3 Письмо существующему клиенту по поводу продаж 9.4 Рекомендательное письмо

9.5 Дополнительное письмо (нет ответа на запрос)

9.6 Настойчивое письмо по поводу отсутствия ответа 9.7 Письмо, сопровождающее договор

БИБЛИЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ, ФАКС-СООБЩЕНИЙ, 3 E-MAIL НА АНГЛИЙСКОМ ЯЗЫКЕ

9.8 Письмо передачи с запросом

9.9 Письмо с приложениями

9.10 Письмо передачи с информацией

Глава 10 

Pr письма, поддерживающие имидж компании

10.1 Общая благодарность

10.2 Признательность

10.3 Официальная дата (менеджеру компании)

10.4 Приглашения – официальные

10.5 Приглашения – неофициальные

10.6 Признание достижений

10.7 Дополнительное письмо после продажи

10.8 Объяснение политики и позиции

Глава 11 

Разнообразная корреспонденция: бронирование, встречи,  гостеприимство, личные деловые письма

11.1 Бронирование

11.2 Встречи

11.3 Гостеприимство

11.4 Личные деловые письма

Глава 12 

Искусство и правила составления резюме

12.1 Резюме

12.2 Самостоятельные ("холодные") сопроводительные письма потенциальным работодателям 

12.3 Письма с ответами на объявления

12.4 Полезные выражения 

12.5 Описание опыта предыдущей работы в сопроводительных письмах

12.6 Полезные выражения для описания целей карьеры или профессиональных целей

12.7 Образцы резюме

БИБЛИЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ, ФАКС-СООБЩЕНИЙ, 4 E-MAIL НА АНГЛИЙСКОМ ЯЗЫКЕ

Глава 13 

Письма, касающиеся изменения места работы

13.1 Письма о приеме на работу

13.2 Просьба о встрече, собеседование

13.3 Рекомендации

13.4 Ответы на предложение о работе

13.5 Изменение места работы

13.6 Прочие письма

Глава 14 

Жалобы и претензии 

Глава 15 

Письма в средства массовой информации

Глава 16 

Электронные письма

Глава 17 

Открытки

БИБЛИЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ, ФАКС-СООБЩЕНИЙ, 5 E-MAIL НА АНГЛИЙСКОМ ЯЗЫКЕ

КНИГА II  

Практика делового письма

Глава 5

Первичные запросы, начало переговоров

Как послать запрос, попросить прислать каталог, прайс-лист, проспект,  задать вопросы и обсудить технические детали продукта, запросить образцы,  демонстрационные модели. Как предложить условия сделки, методы платежей, попросить скидки, обсудить условия поставки товара (на реализацию, в кредит). 

5.1 Первичные запросы

Большинство первичных запросов обычно бывают достаточно короткими.  Они могут быть отправлены по почте, факсу или электронной почте . Как правило,  они включают краткую информацию о Вашей компании и способе получения информацию о компании – адресате. 

5.1.1 В начальной части письма сообщите краткие сведения о своей фирме 5.1.2 Как Вы узнали о фирме, которой адресуете свое письмо? 

Можно упомянуть того, кто рекомендовал Вам обратиться к этой компании,  или из какого источника Вы узнали о ней. 

5.1.3 Запрос каталогов, прайс-листов, проспектов

БИБЛИЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ, ФАКС-СООБЩЕНИЙ, 6 E-MAIL НА АНГЛИЙСКОМ ЯЗЫКЕ

Не принято предоставлять слишком много информации о себе, если Вы просто просите прислать каталоги, брошюры, проспекты. Не забудьте сообщить свой почтовый адрес (или адрес электронной почты), а также указать,  заинтересованы ли Вы в получении более подробной информации о каком-либо продукте. 

5.1.4 Запрос подробностей о товаре

Когда Вы делаете запрос о продукте или услугах, старайтесь понятно объяснить, что именно Вы хотите. При ссылке на объявление в газете или интернете, укажите его детали. Если Вы ссылаетесь на каталог, буклет и т.п.,  упомяните его, например, Cat. No.A143 Item No.54 

5.1.5 Запрос образцов

Возможно, Вы захотите получить образцы товара или материала перед тем,  как разместить заказ. Большинство производителей предоставят образцы или, если речь идет о сложной и крупной технике – пригласят посетить демонстрационный зал или предложат послать Вашего представителя на завод. 

5.1.6 Условия поставки, методы платежа, скидки и другие полезные выражения

Даже если Вы осведомлены о стандартных условиях, всегда можно попробовать договориться о дополнительных скидках с помощью выражений,  которые в любом случае не обидят Вашего контрагента, например: 

Можно попросить небольшую партию товара на реализацию (sale or return  basis – на условиях продажи или возврата), если Вы не уверены, насколько хорошо будет продаваться товар. Обычно такая схема возможна в работе с постоянными клиентами или при наличии гарантий. 

5.1.7 Ниже мы приведем другие полезные выражения, которые используются в подобных письмах-запросах

5.1.8 Окончание писем - первичных запросов

БИБЛИЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ, ФАКС-СООБЩЕНИЙ, 7 E-MAIL НА АНГЛИЙСКОМ ЯЗЫКЕ

Обычно в конце писем такого рода достаточно простого "thank you". Тем не менее, Вы можете упомянуть, что будете признательны за скорый ответ, или что Вас устроят определенные условия. 

Вы также можете написать пару слов о перспективах бизнеса и постоянного сотрудничества. Если поставщик поймет, что Вы можете стать постоянным клиентом, а не настроены на одну сделку, скидки могут стать существенно больше, а условия поставки мягче. 

5.2 Краткие запросы (примеры)

A Запрос каталога и прайс-листа

Date

Name/Title 

Business/Organization

Address 

City, Zip Code

Dear Name: 

When we attended the International Electronics Trade Fair in London last month, we visited your stand and saw a very  interesting demonstration of your automatic high-security garage doors. The ability to drive straight in and out of your garage from the comfort of your car, as well as your emphasis on theft protection, appealed to us. We believe that there is a ready  market for this in the United States.

Our company is a wholly owned subsidiary of the international Zetax Corporation, well-known in the security and theft  prevention industry.

Would you please send us your current sales literature and price list? Of course, we will be glad to provide the usual credit and  trade references if we decide to order from your company. 

Sincerely yours,

Signature

Name

 

 

Date

Name/Title 

Business/Organization

Address 

City, State Zip Code

Dear Name: 

A business associate of ours, Berend Kasius of the Hilbers Company in Albany, New York, mentioned your name and showed us  your company's brochure. We own and operate six medium-sized hotels in the Moscow area and are looking for a reliable fire  prevention/sprinkler system for these properties. Could you mail us your latest sales catalogue and price list? Thank you very  much. 

Sincerely,

Signature

Name

 

 

Date

Name/Title 

Business/Organization

Address

 

 

БИБЛИЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ, ФАКС-СООБЩЕНИЙ, 8 E-MAIL НА АНГЛИЙСКОМ ЯЗЫКЕ

City, State Zip Code

Dear Name: 

One of our business associates—Mr. Ben Nevins of Gorham Brothers in Hong Kong—informed us that your company is a major  manufacturer of pure cotton-striped or solid polo shirts and terry jumpsuits in all sizes for young women. We would like you to send us detailed information and your export price list, as well as several samples of the shirts and jumpsuits. 

Thank you very much! 

Sincerely,

Signature

Name

 

 

Dear Sir, 

Please would you send me your Spring catalogue and price-list quoting c.i.f. prices, Le Havre? Thank you. Yours faithfully,

 

 

Date

Name/Title 

Business/Organization

Address 

City, State Zip Code

Dear Sir/Madam: 

Could you please send us your current catalog and price list of the video recorders advertised in this month's issue of Professional Video Equipment News} We are operating a video production facility and are particularly interested in Models AA5  and AA8.  

Please, reply as soon as possible as we would like to make a purchasing decision early next month. 

Sincerely yours,

Signature

Name

 

 

B Просьба прислать проспект может быть выражена в различной форме

Dear Sir, 

I would like some information about your Proficiency courses in English beginning this July. 

Please send me a prospectus, details of your fees, and information about accommodation in London for the period July December. If possible I would like to stay with an English family. Thank you.

Yours faithfully,

 

 

Еще один вариант письма:

Date

Name/Title 

Business/Organization

Address 

City, State Zip Code

Dear Name: 

We are the U.S. buying agents for a direct mail organization in Japan offering quality merchandise to consumers at bargain

 

 

БИБЛИЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ, ФАКС-СООБЩЕНИЙ, 9 E-MAIL НА АНГЛИЙСКОМ ЯЗЫКЕ

prices. Products, which carry an unconditional money-back guarantee, include tools, do-it-yourself aids, automotive supplies, plus a whole range of hobby and sporting supplies.

Would you please send us your latest price lists and illustrated catalogs for all the products you stock, including detailed  information on your discount system for substantial orders? 

We look forward to hearing from you soon. 

Sincerely,

Signature

Name

 

 

Date

Name/Title 

Business/Organization

Address 

City, State Zip Code

Dear Name: 

We are interested in having a stand in next year's Consumer Electronics Exhibition in Boston and would be grateful if you could mail us a copy of your detailed Exhibition Folder.

Sincerely yours,

Signature

Name

 

 

Date

Name/Title 

Business/Organization

Address 

City, State Zip Code

Dear Name: 

Please send us two copies of the color brochure on your new Samson Color Copier Model 33H advertised on page 15 in your "Office Supplies" catalog No. 93.

Thank you for your prompt response to this inquiry. 

Sincerely,

Signature

Name

 

 

C Просьба прислать общую информацию.  

Обратите внимание, что упоминание в этом письме фабричной цены (trade  price) говорит производителю о том, что он имеет дело с розничной или оптовой фирмой, а не с частным лицом.  

БИБЛИЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ, ФАКС-СООБЩЕНИЙ, 10 E-MAIL НА АНГЛИЙСКОМ ЯЗЫКЕ

Date

Name/Title 

Business/Organization

Address 

City, State Zip Code

Dear Name: 

We have heard from the German Consulate in Chicago that you are a leading producer of self-adjusting, all-weather sunglasses  in Germany. Since there seems to be a growing interest in and demand for such high-quality ambermatic sunglasses in the United States, we would like to know the frame styles that are now available for both men and women.

We are importers of optical products, including glasses, sunglasses, binoculars, and loupes.

Please, send us your illustrated catalog, export price list, and terms of business. As a rule our domestic and international  suppliers allow us to settle by monthly statements. We can supply you, of course, with business and bank references. We look forward to your reply. 

Sincerely,

Signature

Name

 

 

Dear Sir, 

Could you please send me details of your tubeless tyres which are being advertised in garages around the country?  I would appreciate a prompt reply quoting trade prices. 

Yours faithfully,

 

 

Date

Name/Title Business/Organization 

Address 

City, State Zip Code

Dear Name: 

We would be grateful if you would send us patterns and prices for your floral-print, quilted com-forters and geometric-design  bed spreads (sizes: Twin, Full, Queen, and King). Please, also inform us whether you could supply these goods from stock, because we need them before the Christmas season starts.

Sincerely,

Signature Name

 

 

Date

Name/Title Business/Organization 

Address 

City, State Zip Code

Dear Name: 

Your company has been highly recommended to us by the Alex Thallier Company in Paris, France. We are a small company  specializing in cordless telephone equipment and have received numerous inquiries from our business customers for a cordless  phone that delivers sound quality comparable to that of a corded telephone. We want to expand our range of equipment and  would like you to send us full details of your cordless phone models as well as the latest sales catalogue and your most  competitive dealer prices. Please, also include information about packing and shipping (GIF Boston) and the minimum quantity

for a trial order.

We look forward to hearing from you soon. 

Sincerely,

Signature

Name

 

 

БИБЛИЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ, ФАКС-СООБЩЕНИЙ, 11 E-MAIL НА АНГЛИЙСКОМ ЯЗЫКЕ

Date

Name/Title 

Business/Organization

Address 

City, State Zip Code

Dear Name: 

We are interested in ordering 175 new electronic memory-read typewriters for our new direct-mail facility at Reddington, Utah. Could you please send us an estimate? The enclosed specification sheet provides the necessary details.

Sincerely yours,

Signature

Name

 

 

Date

Name/Title 

Business/Organization

Address 

City, State Zip Code

Dear Name: 

Could you please send me information about the international sales training program as advertised in the April issue of  International Sales Training Magazine? Thank you very much. 

Sincerely,

Signature

Name

 

 

Date

Name/Title 

Business/Organization

Address 

City, State Zip Code

Dear Sir/Madam: 

We have seen your advertisement in the March issue of Business Catering Management and would be grateful if you could  send us details about your catering services for medium-sized companies.

A prompt reply would be appreciated.

Sincerely,

Signature

Name

 

 

БИБЛИЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ, ФАКС-СООБЩЕНИЙ, 12 E-MAIL НА АНГЛИЙСКОМ ЯЗЫКЕ

5.3 Запрос в ответ на объявление  

В этом письме клиент отвечает на объявление о продаже кассет, которое он прочитал в отраслевом журнале. Покупатель решил запросить у продавца дополнительную информацию.  

251 rue des Raimoni&res F-86000 Poitiers Cidex

Tel: (33) 99681031 Teltcopie: (33) 102163

Ref: PG/AL 12 May 2005  The Sales Dept.  

R.G. Electronics AG 

Havmart 601 

D-5000 Köln 1 

Dear Sirs, 

We are a large record store in the centre of Poitiers and would like to know more about the tapes and cassettes you  advertised in this month's edition of 'Hi Fi News'.

Could you tell us if the cassettes are leading brand names, or made by small independent companies, and whether they would be suitable for recording classical music or only dictations and messages? It would also be helpful if you could send us  some samples and if they are of the standard we require, we will place a substantial order. We would also like to know if you  are offering any trade discounts.  

Thank you. 

Yours faithfully,  

P. Gerard

 

 

5.4 Запрос от менеджера по закупкам

Многие фирмы имеют в других странах своих агентов по закупкам,  которые действуют от имени головной компании.  

БИБЛИЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ, ФАКС-СООБЩЕНИЙ, 13 E-MAIL НА АНГЛИЙСКОМ ЯЗЫКЕ

Sanders & Lowe Ltd.

Import and Export, (London Office), Planter House, Princes Street, London EC1 7DQ Birmingham Office: 28 Bradshaw Street, Birmingham B5 1TQ Telephone: 071 5431615 Manchester Office: 343 Oxford Street, Manchester M27 2LR Fax: 071543 1925

Liverpool Office: 54 Bakers Road, Liverpool U 9HW Telex: 928537  Stockport Office: 5 Island Road, Stockport SM3 12K

Reg. No. England 155134

Directors: L.W. Lowe, D.R. Sanders VAT No. 013 7001 21

Yourref: –––––––––––––- Ourref: 180/MB Date: 7 JULY 2005

The Sales Manager 

Glaston Potteries Ltd. 

Clayfield

Burnley BB10 IRQ 

Dear Sir or Madam, 

We are writing to you on behalf of our principals in Canada who are interested in importing chinaware from England. Could you send us your latest catalogue and price-list, quoting your most competitive prices?

Our principals are a large chain store in North America and will probably place substantial orders if the quality and prices of your  products are suitable.  

We look forward to hearing from you soon. 

Yours faithfully, 

L.W. Lowe (Mrs)

 

 

5.5 Запрос образцов для ознакомления

Клиент, написавший это письмо, уже имел дело с данной компанией, и в запросе упоминается об этом. К запросу приложен предварительный заказ –  клиент уверен в согласии поставщика предоставить комплекты для ознакомления и изучения спроса. В таком случае рекомендации необязательны.  

БИБЛИЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ, ФАКС-СООБЩЕНИЙ, 14 E-MAIL НА АНГЛИЙСКОМ ЯЗЫКЕ

R. Hughes & Son Ltd.

21 Mead Road, Swansea, Glamorgan 3ST1DR

Telephone: Swansea 58441 VAT No. 215 2261 30  Telex: 881821 

Mr R. Cliff, 17th November 2005  Homemakers Ltd.,  

54-59 Riverside, 

Cardiff CF1 1JW

Dear Mr Cliff, 

Thank you for your last delivery. You will be pleased to hear that the dressing tables are selling well.

A number of my customers have been asking about your bookcase and coffee table assembly kits which are listed in your  Summer catalogue under KT 31, and we would like to test the demand for them. Would it be possible for me to have, say, half a  dozen units of each kit, on approval, before placing a firm order?

I have enclosed an order, No. B1463, in anticipation of you agreeing, and as there is no particular hurry for the units, you could  send them along with your next delivery.  

Yours sincerely,

 

 

5.6 Запрос от торговой фирмы зарубежному производителю

Это письмо от розничной сети итальянскому производителю. Здесь владелец сети объясняет, откуда у него информация о производителе и дает понять, что размер оптовых скидок и предлагаемый метод оплаты позволят ему сделать заказ. Он заранее ставит условия, поскольку, будучи оптовым покупателем, считает возможным диктовать условия.  

F. Lynch & Co. Ltd.

(Head Office), Nesson House, Newell Street, Birmingham B3 3EL 

Telephone No.: 021 2366571 Fax: 0212368592 Telex: 341641 

SateX S.p.A Your ref:  Via di Pietra Papa Our ref: Inq. C351  00146 Roma 6 February 2005 

Dear Sirs, 

We were impressed by the selection of sweaters that were displayed on your stand at the 'Menswear Exhibition' that was held in  Hamburg last month.  

We are a large chain of retailers and are looking for a manufacturer who could supply us with a wide range of sweaters for the teenage market.

As we usually place very large orders, we would expect a quantity discount in addition to a 20% trade discount off net list prices,  and our terms of payment are normally 30-day bill of exchange, documents against acceptance.

If these conditions interest you, and you can meet orders of over 500 garments at one time, please send us your current catalogue and price-list. We hope to hear from you soon.  

Yours faithfully, 

L. Crane

Chief Buyer

 

 

БИБЛИЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ, ФАКС-СООБЩЕНИЙ, 15 E-MAIL НА АНГЛИЙСКОМ ЯЗЫКЕ

5.7 Слова для запоминания


to make an enquiry about a  product  

сделать запрос о продукте


to enquire about a product запрашивать информацию о продукте a company компания

a supplier поставщик

a customer клиент

a wholesaler оптовая торговая фирма  a retailer розничная торговая фирма a bulk buyer оптовый покупатель an agent агент

a principal принципал

an associate компаньон

a representative представитель

a subsidiary филиал

a co-operative society кооперативное общество a Trade Association торговая ассоциация a catalogue каталог

a brochure брошюра

a booklet буклет

a prospectus проспект

a price-list прайс-лист

a leaflet рекламный буклет

a showroom демонстрационный зал a demonstration демонстрация

a circular letter циркулярное письмо

a trade journal отраслевой журнал

samples образцы

patterns модели

to offer concessions предлагать скидки

to quote a price назначать цену

to suggest/state terms предлагать/определять условия cash discount скидки за расчет наличными trade discount торговые скидки

БИБЛИЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ, ФАКС-СООБЩЕНИЙ, 16 E-MAIL НА АНГЛИЙСКОМ ЯЗЫКЕ

quantity discount скидки за количество

monthly/quarterly statement ежемесячные/квартальные отчеты

documents against acceptance передача документов на право владения собственностью после принятия

покупателем чека к оплате

bill of exchange вексель

to place an order разместить заказ

goods on approval товары для ознакомления

goods on sale or return товары с возможностью возврата (в случае, если они не будут проданы)  

to stock a product иметь товар на складе


to hold/carry (a) stock of a  product  

to invite/seek a tender or  estimate  

to provide/supply a tender or  estimate  

держать в наличии запас товара проводить конкурс или оценку участвовать в конкурсе по цене


a reference отзыв, рекомендация

to ask for trade references запрашивать информация о состоянии дел фирмы


to provide/supply trade  references  

предоставлять информация о состоянии дел


5.8 Ответы на письма-запросы 

В ответе на свой запрос Вы можете встретиться с различными вариантами писем:

Date

Name/Title 

Business/Organization

Address 

City, State Zip Code

Dear Name: 

Thank you very much for your request of April 16 for samples of our new ABC fabrics. We have asked our agents in San Diego, Arthur Roth Company, to supply you with a copy of our current sales catalog and price list and a full line of samples.

We appreciate your interest and thank you for writing to us. 

Sincerely yours,

Signature

Name

 

 

БИБЛИЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ, ФАКС-СООБЩЕНИЙ, 17 E-MAIL НА АНГЛИЙСКОМ ЯЗЫКЕ

Date

Name/Title 

Business/Organization

Address 

City, State Zip Code

Dear Name: 

Thank you for your interest in our sales management training program. Per our telephone conversation of yesterday, I am enclosing detailed information about this program. 

If you have any questions, please do not hesitate to contact me. 

Sincerely,

Signature

Name

 

 

Date

Name/Title 

Business/Organization

Address 

City, State Zip Code

Dear Name: 

Thank you for your inquiry. I hope that the enclosed information about our institute's direct-mail marketing course will be of use to you. Just give me a call at (000) 000-0000 and I will be happy to answer any questions you may have.

Sincerely yours,

Signature

Name

 

 

Date

Name/Title 

Business/Organization

Address 

City, State Zip Code

Dear Name: 

Thank you for your request for additional information on the Misell Carpet Machine, which we have been producing since 1994.  This professional vacuum cleaner removes deep-down dirt. 

Misell Company has an excellent reputation for high-quality products, reliability, and service. Our products are designed and  manufactured in the United States. 

I have enclosed a special folder on the Misell Carpet Machine and a catalog that describes our other professional floor care  products, including the Silent Power cannister and the Full-Power Upright Vacuum Cleaner. Please call me at (000) 000-0000 if  you have any questions. 

Sincerely yours,

Signature

Name

 

 

БИБЛИЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ, ФАКС-СООБЩЕНИЙ, 18 E-MAIL НА АНГЛИЙСКОМ ЯЗЫКЕ

Date

Name/Title 

Business/Organization

Address 

City, State Zip Code

Dear Name: 

Thank you for your fax of February 19. Enclosed is our current summer sales catalog for the complete range of Fairfax products  you asked for, together with full details of our liberal terms of business. As you can see on page 3 of our price list, we allow you  a special discount off all net prices for orders of the value you stated in your fax. Delivery will be within four weeks of receipt of your order. However, to take full advantage of these special summer sales offers, we advise you to place your order promptly.  We expect considerable response to our summer sale and supplies are limited.

If you have any further questions, please contact us. We look forward to hearing from you as soon as possible. Sincerely,

Signature

Name

 

 

Date

Name/Title 

Business/Organization

Address 

City, State Zip Code

Dear Name: 

Thank you for expressing an interest in Elyxx/Automated Simulations. In response to your request for further information on our product line of computer games, we enclose our latest catalog and price lists.

We are in the process of expanding our distribution channels internationally as the demand for high-quality computer games  increases. Our games are unique and positioned for your market. Take a few minutes and review the enclosures, and you will  see why so many top retailers have added the Elyxx computer games to their product mix. 

Please contact us if you have any questions regarding the product line or material enclosed. We look forward to hearing from you in the near future.

Sincerely,

Signature

Name

 

 

Date

Name/Title 

Business/Organization

Address 

City, State Zip Code

Dear Name: 

We are pleased to enclose the Master Film Classic Video catalog you requested in your letter of April 2. Also included is a catalog of titles available on the Master Famous Films label. You may order these titles using either the Film Classic or Famous Films order form. 

Please note that postage rates listed in both catalogs apply to USA destinations only. Parcel postage to countries within the  European Union is $5 per tape; outside the European Union $7 per tape.

Kind regards, 

Signature

Name

 

 

БИБЛИЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ, ФАКС-СООБЩЕНИЙ, 19 E-MAIL НА АНГЛИЙСКОМ ЯЗЫКЕ

Date

Name/Title 

Business/Organization

Address 

City, State Zip Code

Dear Name: 

Thank you for inguiring about Graphica Corporation and our products. The enclosed literature details the capabilities of our  computer graphics systems. We understand the need for efficient information management and let it guide the research and  development of our integrated software and hardware products. 

If you have additional questions after reading our literature, please call our company's regional office in your area. Our sales or technical representatives would be happy to discuss pricing or arrange a demonstration at your office. A list of regional offices and telephone numbers is enclosed for your convenience.

We appreciate your interest in Graphica Corporation. 

Sincerely,

Signature

Name

 

 

Date

Name/Title 

Business/Organization

Address 

City, State Zip Code

Dear Name: 

Thank you for your fax of April 23 requesting dealer information about our company's newest Grand Mobile Homes. 

With over 4,000 Grand Mobile Homes sold and in service in the southwestern United States, our unique concept has been  proven popular. Built with the latest technology and newest materials and with simplicity of maintenance in mind, our rugged  and durable Grand Mobile Homes offer flexibility available in no other mobile home on the market today.

The enclosed brochures as well as the detailed technical and dealership information show you why our Grand Mobile Homes  have become an outstanding sales success during the past three years. After you have reviewed our information package, please feel free to contact us for further information. We also want to invite you to visit our manufacturing facilities in Sun Valley, Arizona. We would be pleased to show you how our Grand Mobile Homes can meet your requirements of mobile homes  in southern Florida, efficiently and economically.

Sincerely,

Signature

Name

 

 

Date

Name/Title 

Business/Organization

Address 

City, State Zip Code

Dear Name: 

In reply to your letter of September 12, we are pleased to enclose a copy of our most recent sales catalog which features the  complete range of our new corduroy sports jackets for men. These handsome and versatile jackets—in beige, navy, chocolate, or rust—can be worn from the office to informal dinners to weekend activities in great style and comfort. The medium-wale  corduroy is made from a long-wearing blend of long staple cotton and polyester and is soft and easy to wear. The models that you are interested in are presented on pages 9 to 15.

Mr. Robert Dillon, our regional sales manager, will telephone your office next week in order to arrange a meeting. He will be  able to provide you with complete details of our other new sportswear lines.

Sincerely,

Signature

Name

 

 

БИБЛИЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ, ФАКС-СООБЩЕНИЙ, 20 E-MAIL НА АНГЛИЙСКОМ ЯЗЫКЕ

5.9 Отказ от поступивших предложений

В некоторых случаях, несмотря на всю привлекательность, Вам придется отказываться от различных бизнес-предложений. Постарайтесь это делать так,  чтобы не нарушить дальнейших отношений с контрагентом :  

Причины отказа от проекта: Слишком высокая стоимость

Dear Name:

Thank you for submitting your proposal for name of project. Unfortunately, your proposal makes it clear that the project would be prohibitively expensive. We cannot, therefore, proceed.

Please be assured that we appreciate your prompt attention to our request for a proposal, and we will keep you in mind for future  projects.

Sincerely,

 

 

Dear Name:  

Your proposal for name of project is very impressive and has occasioned a great deal of thought here. Unfortunately, after  thoroughly costing the project out, we have concluded that it is prohibitively expensive.

I am returning the proposal to you with our thanks, and we will certainly keep you in mind for future projects. Sincerely yours,

 

 

По причине несоответствия условиям рынка

Dear Name:

Thank you for your project proposal for name/type of project. We read the proposal with great interest, but have concluded that it is inappropriate for our market needs, customers, etc..

We appreciate your thinking of us. Sincerely,

 

 

Dear Name:  

Thank you for letting us see your proposal for name/type of project. Unfortunately, what you propose lies well beyond our area of specialization and is not, therefore, right for us.

Sincerely yours,

 

 

Dear Name:

We have completed our review of your proposal to supply Name of product. Unfortunately, the equipment you propose does not  meet our minimum specifications. There is still time before our date deadline for considering proposals. We invite you to reexamine  our spec sheet and submit a revised proposal.  

Sincerely yours,

 

 

БИБЛИЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ, ФАКС-СООБЩЕНИЙ, 21 E-MAIL НА АНГЛИЙСКОМ ЯЗЫКЕ

Dear Name:  

Your proposal is very impressive, but the merchandise you have available d'oes not meet the specifications outlined in our RFP. We  invite you to reexamine the RFP and, if you can supply more appropriate merchandise, please resubmit your proposal before the  deadline of date.

Sincerely yours,

 

 

По причине неподходящих условий

Dear Name:  

After long and careful consideration of proposals from various vendors for name of project/product, we have concluded that what you offer is not quite right for us, and we have elected to go with the proposal of another vendor.  

We appreciate your taking the time to prepare and submit the proposal.

Sincerely yours,

 

 

Dear Name:  

Competition for this project was not just lively, it was downright fierce. We received many very fine proposals, yours among them. However, we could only go with one—which offered the very best combination of service, product, and price.

Thanks for taking the time to prepare your very impressive proposal. 

Sincerely yours,

 

 

По причине излишней специализации

Dear Name:  

I have received and reviewed your proposal to create a name of product. The idea is a very interesting one, but I am convinced  that the market for such a product is, at this time, too narrow, specialized, and limited to warrant the investment necessary to put your proposal into production.

I'd be happy to go into greater detail, if you like. Give me a call.

Sincerely yours,

 

 

По причине неадекватных гарантийных условиях

 Dear Name:  

Thank you for your proposal to supply name of product. While there is much that we like about what you propose, your warranty  terms are inadequate. Please consult our specification requirements once again. If you can revise your warranty to meet these  requirements, we will be pleased to reconsider your proposal.

Sincerely yours,

 

 

Dear Name:  

Your product looks great. Unfortunately, the warranty you offer falls well below our minimum guidelines, which specify terms. We  will not consider purchasing additional coverage, but if you can extend the standard warranty as specified, we will be delighted to  reconsider your proposal.  

Sincerely yours,

 

 

БИБЛИЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ, ФАКС-СООБЩЕНИЙ, 22 E-MAIL НА АНГЛИЙСКОМ ЯЗЫКЕ

Глава 6

Заказ товара

Сovering letters – письма, сопровождающие заказ, подтверждение платежа, скидки, даты доставки, способы доставки и упаковки,  упаковка; подтверждение получения заказа; отгрузка; задержка отправки; отказ в поставке товара и причины (больше нет в наличии, плохая репутация, плохие условия, размер заказа).  

 6.1 Размещение заказа

Заказы обычно передаются на фирменном бланке фирмы с указанием даты и номера, который в дальнейшем следует приводить в любой переписке по поводу данного заказа. Даже заказ по телефону или электронной почте согласно международной деловой практике подтверждается письменно (письмом или факсом) .  

Ниже мы расскажем, из каких разделов обычно состоит письмо-заказ. Не все разделы являются обязательными в каждом конкретном случае.  

Письма, которые сопровождают заказы и подтверждают их получение должны быть краткими, точными, и по существу. Во многих случаях компании используют стандартные пронумерованные формы. Сопроводительное письмо часто посылается вместе с формой заказа. В свою очередь поставщики также используют формы для подтверждения приема заказа.  

При размещении заказа письмом или факсом, следующие детали должны быть упомянуты: ссылка на прайс-лист или оговоренную цену, скидки, номера каталогов; количество; качество, модели, материалы и цвета; упаковка,  специальные маркировки, и инструкции по доставке; хранение на складе;  поставка; документы (напр.. счет-фактура, про-формы, таможенные документы,  транспортные накладные, страхование); и подтверждение сроков оплаты.  

БИБЛИЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ, ФАКС-СООБЩЕНИЙ, 23 E-MAIL НА АНГЛИЙСКОМ ЯЗЫКЕ

6.1.1 Письма, сопровождающие заказ  

Объясните, что данное письмо сопровождает Ваш заказ. 

Пример письма, сопровождающего заказ, в котором подтверждается цена и условия поставки (на склад).  

Dear Name: 

We acknowledge receipt of your samples and quotation of October 3. Please find enclosed our order No. GW/RK 1193-DdeO, for  450 Martinex 100 percent cotton thermal blankets for twin- and full-size beds. 

We would remind you that, as stipulated in our letter of August 29, the blankets must be delivered to our warehouse in Salt  Lake City before October 15, because our special Winter Sales Week will start on Monday morning, October 27.

Sincerely,

 

 

Обратите внимание, что в этом письме подтверждается открытие аккредитива на поставщика.  

Dear Name: 

Enclosed you will find our order No. X776 for 550 Brass Fini sh Table Lamps Model 33D. In accor dance with your terms of  payment we have instructed International United Commerce Bank to open a credit for $18,710.40 in our favor at their branch  office in Newark, New Jersey. This branch office will accept your draft on them for the amount of your invoice.

Sincerely,

 

 

Еще несколько примеров писем, сопровождающих заказ

Dear Name: 

Thank you for responding so quickly to our telephone inquiry of June 26 about your "Rough Country" insulated leather sports  boots for men (spring catalog: Model X9-ZZ).

We believe that these guaranteed waterproof boots will sell well in Norway and therefore we enclose our order form No. 02985B  for a substantial trial order. We accept the terms in your quotation o: June 28 and also confirm that payment will be made by  irrevocable letter of credit. 

Please acknowledge this order and also confirm that you will make delivery to Dallas, Texas, before September 15. Sincerely yours,

 

 

Dear Name: 

We thank you for your quotation of July 3 for the supply of vacuum bottles and find your terms acceptable. We are pleased to  enclose our order, Xo. 993 for 1,500 unbreakable stainless steel vacuum bottles (Cat. No. 330C 1-quart Bottle) at SI9.75 per  bottle. 

We would appreciate delivery within one month and look forward to your acknowledgment.

Sincerely,

 

 

БИБЛИЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ, ФАКС-СООБЩЕНИЙ, 24 E-MAIL НА АНГЛИЙСКОМ ЯЗЫКЕ

Dear Name: 

We are happy to enclose our trial order No. SidB-8822, for 325 Burda Ladies' Car Coats, size medium, navy blue color; at $98.75 per  coat, subject to six percent quantity discount. Please sign the duplicate of the enclosed order form and return it to us as your  acknowledgment.

As stated in your quotation of April 8, we may expect immediate shipment from stock. 

We are looking forward to your acknowledgment.

Sincerely yours,

 

 

6.2 Обсуждение цен

Когда производитель, оптовый продавец приводит цену, в нее могут быть включены или не включены такие издержки, как перевозка, страховка, налоги и прочие сборы. Цены, которые включают все платежи третьим сторонам, называют обычно "gross price" – "цена брутто", цена производителя без дополнительных сборов – "net price" – "цена нетто". 

Как правило, ответ в такой форме не является юридически обязательной ценой, т.е. продавец на этой стадии не связан ценовым обязательством, и может обозначить в своем ответе сроки или условия изменения цены. 

В этом письме отзываются уже предоставленные расценки. 


 

MERION INSURANCE 

7542 Warner Place 

Chicago, IL 60603 

May 10, 20XX 

Lisa Reiters 

Managed Care Insurance Marketing Corporation 

P.O. Box 1051 

Los Angeles, CA 90052 

RE: 1933 Sterling Silverware 

Dear Lisa: 

As we discussed today, Merion is withdrawing the quotes that I sent you on this case. In reviewing  the information that was supplied, we don’t feel this would be a good risk for Merion. 

I’m sorry this couldn’t be a more favorable response, but I look forward to working with you at another time. 

Sincerely,

Signature

Joyce Cole

Supervisor

JC/mj

 

 

Констатация причин

Резюме


БИБЛИЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ, ФАКС-СООБЩЕНИЙ, 25 E-MAIL НА АНГЛИЙСКОМ ЯЗЫКЕ

6.3 Условия оплаты. Возможность предоставления кредита

Подтвердите условия оплаты.  

Подробнее о платежах рассказано в Главе 7.  

Запрос возможности предоставления товара в кредит.  

На определенном этапе сотрудничества покупатель может рассчитывать на более приемлемые условия оплаты, включающие оплату товара через оговоренное время после его получения. Обычно в этом случае в стандартной мировой практике приняты следующие варианты обращения:  

Dear Name: 

As we have done business with your company for more than 18 months on the basis of payment on invoice, we would now like to request you to grant us open credit terms with monthly settlement. 

You may check our credit rating with Mr. William Hamilton, Branch Manager of the Bank of Indiana, 000 Orchard Street, Belleville, Indiana 00000. 

For information concerning our company's promptness in paying invoices, we refer you to the following credit references:  • Wells Export Company, 000 Oxford Street, Phillipsville, PA 00000.

• Nathan Kane, Inc., 000 West 42nd Street, Nathan, MA 00000. 

Paxton & Asscher Company, 000 Brentwood Place, Chicago, IL 00000. 

If you would require additional information, we will be glad to supply it.

Sincerely,

 

 

Dear Name: 

For the past six months, we have been purchasing household appliances from your company on a C.O.D. basis. However, we would now like to open a line of credit. Please, let us know your usual credit terms and also what credit references and other  business information you require to open such an account. 

We hope your company will be willing to comply with our request.

Sincerely,

 

 

БИБЛИЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ, ФАКС-СООБЩЕНИЙ, 26 E-MAIL НА АНГЛИЙСКОМ ЯЗЫКЕ

Dear Name: 

We would like to order nine Samsom Laser Printers, Model HJ 933, at $1,339 per printer, as listed in your January Dealer Catalog. Also, we request that you open an account with 30-day credit terms for us, starting with the order listed above. 

Our company, Computeronica Consultants, was established ten months ago. It sells computer hardware and software to small  businesses located in and around Dayton, Ohio. We also act as computer systems advisers to these companies. Computeronica  Consultants has enjoyed a steady improvement in business since our opening. 

The following companies will furnish you with credit information about our financial responsibility and promptness in paying our  bills:

• Kaiser Electronics, Inc.

00 Franklin Avenue, Palo Villas, CA 00000.

• Edward Mills & Company 

000 Broad Street, Cambridge, VT 00000. 

• Ruta Computer Sales, Inc. 

00 Wilson Plaza, Westwood, NJ 00000. 

Our bank is The International American Bank Branch Office (Mr. John Brown, Vice President), 000 Wallington Avenue, Edgewater, NJ 00000. 

You are, of course, welcome to call us if you need additional names of credit references or require more information for granting  credit. 

Since your Samsom Laser Printers are of the high quality and attractive price range sought by our small business customers, we expect to place many more orders for them. This initial order could therefore mark the beginning of a profitable relationship.

Sincerely,

 

 

Ответ на запрос о возможности предоставления товара в кредит.  Положительный

Dear Name: 

Thank you very much for your purchase order #CC-373. So that we may extend our normal credit terms of 30 days, please  provide us with the following information: 

• Your company's most recent financial statements 

• Names of three suppliers with whom your company is presently doing business 

• Name of your bank 

Thank you for your cooperation. 

Sincerely,

 

 

БИБЛИЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ, ФАКС-СООБЩЕНИЙ, 27 E-MAIL НА АНГЛИЙСКОМ ЯЗЫКЕ

Отрицательный

Dear Name: 

Thank you for your order No. 00530 of January 19 for 600 Bambo Quartz Travel Clocks Model ISA at $19.95 per unit. We have  these clocks in stock and will be able to deliver them before the date— March 6—you requested.

However, we are sorry that we cannot supply your order on the credit terms you requested and for that reason request  prepayment. Enclosed you will find our pro-forma invoice. We would be obliged if you would arrange payment for this invoice by  either irrevocable letter of credit or banker's draft as soon as possible in order that we can ship the goods F.O.B. Buenos Aires.

Sincerely,

 

 

Если Ваша компания решает вопрос о предоставлении товарного кредита,  обычно она запрашивает третьи стороны о надежности партнера. И, наконец,  возможно, что именно к Вам обратятся за рекомендацией и с просьбой о предоставлении информации о кредитоспособности клиента.

Вы можете дать положительный отзыв

Dear Name: 

We are happy to endorse the Allied Graphics Company—with corporate headquarters at Hooverville, Florida—as a good credit risk. This company is well known to us, since we have had business dealings with them during the past twelve years. As far as we can ascertain the company appears to be in good financial condition and their record of payment has been completely satisfactory.  Therefore, you should have no hesitancy about extending credit to the company up to the amount of $15,000 a month. 

Sincerely,

 

 

Dear Name: 

In reference to your inquiry of May 11, as to the financial standing of the Cedexa Company in Mid-dletown, South Carolina, we are  pleased to inform you that this company enjoys an excellent reputa

tion and has been in business since 1982. We have dealt with Cedexa for the past eight years and they have been very prompt in  meeting all their finanical obligations during that entire period. Most of their monthly purchases have been in the low five-digit  figures. 

We believe that your company would be justified in working with Cedexa on the credit terms they propose.  Sincerely,

 

 

Или , к сожалению, отказаться рекомендовать данную компанию 

Dear Name: 

I acknowledge receipt of your letter of November 21. However, I regret that I am unable to give you a satisfactory reference for  the Jacques Lamberte Company in Carrollton, Kansas. During the past two years that I have been doing business with Lamberte  Company, my experiences have been unsatisfactory. Payments are never made promptly and the company accounts are always in  arrears for two or more months. 

I trust that this information, which is given to you in strictest confidence, will be helpful to you.

Sincerely,

 

 

БИБЛИЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ, ФАКС-СООБЩЕНИЙ, 28 E-MAIL НА АНГЛИЙСКОМ ЯЗЫКЕ

6.4 Скидки

Подтвердите согласованные скидки.  

F. Lynch & Co. Ltd.

ORDER No. DR 4316

F. Lynch & Co. Ltd.

(Head Office), Nesson House, Newell Street, Birmingham B3 3EL  

Telephone: 021236 6571 Fax: 021236 8592 Telex: 341641 

Satex S.p.A  

Via di Pietra Papa

00146 Roma 

ITALY Authorized  

Quantity Item description Cat. 

Price

No. 

c.i.f. London

50 V Neck: 30 Red/20 Blue R432 £13.80 each 

30 Roll Neck: 15 Black/15 Blue N 154 £9.40" 

30 Crew Neck: 15 Green/15 Beige N 154 £16.00 " 

40 Crew Neck: pattern 

R541 £12.60 "

Note: Subject to 5% quantity discount 

(Head Office), Nesson House, Newell Street, Birmingham B3 3EL  

Telephone: 021 236 6571 Fax: 021 2368592 Telex: 341641 

SateX S.p.A Your ref:D/1439  Via di Pietra Papa our ref: Order DR4316  00146 Roma  

ITALY 9 March 2005  Attn. Mr D. Causio

Dear Mr Causio,  

Please find enclosed our order, No. DR4316, for men's and boys' sweaters in assorted sizes, colours, and designs.

We have decided to accept the 15% trade discount you offered and terms of payment viz. documents against payment, but would like  these terms reviewed in the near future.

Would you please send the shipping documents and your sight draft to Northminster Bank (City Branch), Deal Street, Birmingham B3 1SQ.  If you do not have any of the listed items in stock, please do not send substitutes in their place.

We would appreciate delivery within the next six weeks, and look forward to your acknowledgement.  

Yours sincerely,  

Lionel Crane  

Chief Buyer 

 

 

БИБЛИЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ, ФАКС-СООБЩЕНИЙ, 29 E-MAIL НА АНГЛИЙСКОМ ЯЗЫКЕ

6.5 Условия доставки

Способы доставки

Большинство компаний используют транспортно-экспедиционные агентства – "forwarding agents", которые специализируются на упаковке и документации для перевозки грузов. Тем не менее, всегда разумно написать, какую именно упаковку и вид доставки Вы хотите получить, чтобы в случае задержки или повреждения груза в пути у Вас были письменные основания для претензий.  

Транспортно-экспедиционные агентства используются экспортерами для осуществления как экспортных, так и импортных поставок. В первом случае их услуги включают сбор партии, организацию поставки, при необходимости –  упаковку и обработку всей документации, в том числе составление накладной,  получение страховки, отправку торговых счетов-фактур и плату компании поставщику за своих клиентов. Они также информируют экспедиторскую фирму импортера об осуществлении поставки письменным уведомлением. В свою очередь, эта фирма уведомит клиента, отправит ему товары или организует их хранение до востребования. Многие экспедиторы в странах-импортерах также выступают в роли агентов по клирингу (clearing agents), обеспечивающих прохождение товара через таможни и отправку импортеру.  

Поскольку экспедиционные фирмы занимаются сразу многими поставками,  они могут забрать партии для доставки в один и тот же пункт назначения и предложить конкурентоспособные "групповые тарифы" на отправку большого количества партий в одной поставке. Однако многие экспортеры считают более удобным работать напрямую с экспедиционными агентствами в стране импортера,  а некоторые импортеры предпочитают иметь дело с экспедитором поставщика.  

БИБЛИЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ, ФАКС-СООБЩЕНИЙ, 30 E-MAIL НА АНГЛИЙСКОМ ЯЗЫКЕ

Запрос грузовых тарифов и тарифов на морские перевозки Компания запрашивает грузовые тарифы на морские перевозки в Лондон.  

Lee Boat Builders Ltd.

Dock 23, Mainway, Hong Kong

Telephone: 385162 Telex: 349512 Fax: 662553 Cable: LEBATS 

Far Eastern Shipping Lines 31-4 Park Road 

21 April 2005 

Dear Sirs, 

We intend to ship a consignment of dinghies and their equipment to London at the beginning of next month. The consignment consists of ten boats which have been packed into wooden crates marked 1-10, each measuring 4 x 2 x 2.5  metres and weighing 90 kilos.

Could you inform us which vessels are available to reach London before the end of next month, and let us know your  freight rates?  

Yours faithfully, 

J. Lee

 

 

Указания транспортно-экспедиционной фирме

В этом письме компания дает указания транспортно-экспедиционной фирме забрать 20 компьютеров, которые следует отправить клиентам.

Delta Computers Ltd.

Bradfield Estate, Bradfield Road, Wellingborough, Northamptonshire NN8 4MB

Telephone: 0933 16431/2/3/4 Reg. England 1831713 

Telex: 485881 VAT 2419 62114

Fax: 0933 20016 Your Ref:

Our Ref:  

Mr J. D. Simpson 11 May 20—  Kent, Clarke & Co. Ltd.

South Bank House

Borough Road 

London SE10AA 

Dear Mr Simpson, 

Could you please pick up a consignment of 20 C2000 computers and make the necessary arrangements for them to be shipped to Mr M. Tanner, N.Z. Business Machines Pty., 100 South Street, Wellington, New Zealand?

Would you please handle all the shipping formalities and insurance, and send us seven copies of the bill of lading, five  copies of the commercial invoice, and the insurance certificate? We will advise our customers of shipment ourselves, and  would appreciate it if you could treat the matter as urgent. Your charges may be sent to us in the usual way.  

Yours sincerely, 

N. Smith 

Senior Shipping Clerk

 

 

БИБЛИЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ, ФАКС-СООБЩЕНИЙ, 31 E-MAIL НА АНГЛИЙСКОМ ЯЗЫКЕ

Подробнее тема Транспортировки товара рассмотрена в Главе 8.  6.6 Упаковка грузов

Важная составляющая процесса импорта - рекомендации по упаковке груза.  Некоторые важные выражения:  

• Each piece of crockery is to be individually wrapped in thick paper, packed in straw,  and shipped in wooden crates marked <> and numbered 1 to 6.  

• The carpets should be wrapped in thick grease-proof paper which is reinforced at  both ends to avoid wear by friction.  

• The machines must be well greased with all movable parts secured before being  loaded into crates, which must be marked.  

6.7 Заключительная часть писем-заказов

Некоторые полезные выражения:  

• We hope that this will be the first of many orders we will be placing with you. • We will submit further orders, if this one is completed to our satisfaction.  • If the goods sell as well as we hope, we shall send further orders in the near future. • I look forward to receiving your advice/shipment/acknowledgement/confirmation. 

6.8 Письмо – размещение заказа агентом по закупке от имени  

В данном письме Mrs Lowe - представитель фирмы – агента по закупкам размещает заказ от имени головной компании. Обратите внимание на инструкции,  которые она дает и на ссылку в письме на результаты телефонных переговоров.  

Sanders & Lowe Ltd.

Import and Export. (London Office), Planter House, Princes Street, London EC1 7DO

Birmingham Office: 28 Bradshaw Street, Birmingham B5 1TQ Telephone: 071 543 1615 Manchester Office: 343 Oxford Street, Manchester M27 2LR Fax: 071 543 1925

Liverpool Office: 54 Bakers Road, Liverpool L3 9HW Telex: 928537 Stockport Office: 5 Island Road, Stockport SM3 12K

Reg. No. England 155134

Directors: L.W. Lowe. D.R. Sanders VAT No. 013 7001 21 Your ref: -- Our ref: 185/MB Date: 2 July 2005

 

 

БИБЛИЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ, ФАКС-СООБЩЕНИЙ, 32 E-MAIL НА АНГЛИЙСКОМ ЯЗЫКЕ

Mr J. Merton

Sales Manager 

Glaston Potteries Ltd.

Clayfield

Burnley BB10 IRQ 

Dear Mr Merton,  

Please find enclosed an order (R1432) from our principals, MacKenzie Bros. Ltd., 1-5 Whale Drive, Dawson, Ontario, Canada.

They have asked us to instruct you that the 60 sets of crockery ordered should be packed in six crates, ten sets per crate, with each piece  individually wrapped, and the crates marked clearly with their name, the words 'fragile', 'crockery', and numbered 1-6.

They have agreed to pay by letter of credit, which we discussed on the phone last week, and they would like delivery before the end of this month, which should be easily effected as there are regular sailings from Liverpool.

If the colours they have chosen are not in stock, they will accept an alternative provided the designs are those stipulated on the order.  

Please send any further correspondence relating to shipment or payment direct to MacKenzie Bros, and let us have a copy of the commercial invoice when it is made up,

Yours sincerely,  

L.W. Lowe (Mrs)

 

 

6.9 Подтверждение заказа поставщиком


Бл

агодарность за заказ


 

Dear Name: 

Thank you for your order (SB-8802) for three general purpose light

weight hand trucks. We are currently processing this order, which 

we expect to have ready for shipment b

y Ameri-Express Services within two weeks. Our shipping department will notify you in 

advance.

Thank you for doing business with us. 

Sincerely

,

 

 

Подтверждение получения заказа

Dear Name: 

We acknowledge receipt of your trial order No. MvZ-903 for 275 wrist watches (Model X92), which we received today. Your order i

s 

now being processed for immediate dispatch and will be ready for airfreight shipment for delivery to Heathrow Airport London early  next week.

 As requested, we will enclose a packing note with the goods.

We are sure you will be pleased with this new line of wrist watches and look forward to working with your company again soon. Sincerely

,

 

 

Благодарность за первый заказ

Dear Name: 

We welcome you as a new customer and appreciate very much your order of May 6, which will be shipped on the 24th by air  express. As agreed upon, this order as well as future orders will be shipped to you on our most favorable credit terms.

We are packing our latest window display cards with this order. Within the next few 

days you will hear from our sales promotion

department, a service that is conducted exclusively for our customers. Pleas

e feel free to make use of this service at any time without 

any obligation or charg

e. 

We are looking forward to pleasant business relations with your company. 

Sincerely yours,

 

 

БИБЛИЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ, ФАКС-СООБЩЕНИЙ, 33 E-MAIL НА АНГЛИЙСКОМ ЯЗЫКЕ

6.10.1 Изменения в заказе

Предложение поставщика о замене товара в заказе, в связи с отсутствием товара в наличии

Dear Mr. Johnson: 

We were pleased to receive your order for 10,000 quarter-inch nuts, part number XK22345JM. However, we are unable at this time  to fulfill the order.

Our present inventory has been depleted, and that nut is now on backorder until mid-July. Our supplier of raw materials is unable to  supply the materials until July 1, thus pushing us back to 

mid-July for possible delivery. We have tried without success to find an alternate source of raw materials. If you like, we could  substitute part number XK22346JM. It is a penny higher in price per unit. Otherwise, we will keep your order and rush it to you as  soon as we can start production in these nuts again. Please let us know your preference this week. 

Thank you for your understanding in this matter. We apologize for your inconvenience.

Sincerely,

 

 

Поставщик просит изменить срок исполнения заказа

Dear Name: 

Thank you for your order No. C 876-DD for 125 Do-It-Yourself Paint Machines. However, we are unable at this time to fulfill this  order due to a fire in our manufacturing plant in New Orleans three days ago. We intend to resume production next week and expect  to deliver your order early next month. 

We apologize for the delay and hope it will not cause you serious inconvenience.

Sincerely,

 

 

Dear Name: 

We have received your most recent order (#98-ZAZ/Bob) and we thank you. Unfortunately, we are temporarily out of stock of cordless infra-red headphones. We expect to receive a new supply shortly and we will send your order as soon as possible.

Thank you so much for your patience during this delay. 

Sincerely yours,

 

 

Поставщик сообщает о повышении цены

Dear Name: 

In our circular letter of September 15 (a copy of which is enclosed with this letter), we advised our customers of price increases in  our entire Speedy Sport Bicycle line which would become effective on . October 1. For that reason, we regret that we cannot accept  your order No. ACC-18 of October 10 which uses the expired price list.

Please advise us whether you want to confirm this order in accordance with our current price list. 

We look forward to hearing from you soon. 

Sincerely,

 

 

Поставщик сообщает о другой цене

Dear Name: 

Thank you for your order No. 396CF. Much as we would like to accept your order and to do business with your company, we are  unable to accept your order at the price you requested of $107.25 per ten units. As indicated in our fax of November 14, we stated  that $117.50 was our lowest price per ten units. Our profit margins, which are already the lowest in the industry, simply do not  warrant a further reduction in our quoted price. It stands to reason that we will be pleased to fulfill your order 396CF if you will  confirm our price of $117.50 per ten units. 

Sincerely,

 

 

БИБЛИЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ, ФАКС-СООБЩЕНИЙ, 34 E-MAIL НА АНГЛИЙСКОМ ЯЗЫКЕ

6.10 Подтверждение получения заказа

Приведем отдельно несколько писем-подтверждений при получении заказов

Satex S.p.A.

Via di Pietra Papa, 00146 Roma  

Telefono: Roma 769910  

Telefax: (06) 681 5473  

Telex: 285136  

Mr L. Crane, Chief Buyer 

F. Lynch & Co. Ltd.  

Nesson House

Newell Street 13 March 2005  Birmingham B3 3EL  

UNITED KINGDOM  

Dear Mr Crane,

Thank you for your order (No. DR4316) which we are now making up. We have all the items in stock and will be advising you in the  near future.

Yours sincerely, 

D. Causio

 

 

Следующие два письма служат для подтверждения заказа на товар,  сделанного по телефону. Они дают еще одну возможность упомянуть качества товара и войти в контакт с клиентом. 


 

Mom’s Magic

1121 Elm Avenue 

Joplin, MO 64804 

June 18, 20XX 

Ellen Rhymer 

Make Believe Catalog Company 

P.O. Box 5217 

Amit, OR 97101 

Dear Ms. Rhymer: 

Thank you for your order of 200 Treasure Trunks from Mom’s Magic. I believe you will  be very satisfied with the quality of costume pieces included in each. It is this quality  which makes my imaginative play apparel so unique.

As we discussed, I will be shipping 125 storybook trunks and 75 professional trunks to  be received no later than August 1. I will be contacting you the week of October 1 to  determine if additional trunks are needed. If you need to place an order before then, please call me at 913-555-6215. 

Thank you again. 

Sincerely,

Signature

Jennifer Lewis

 

 

Благодарность Преимущества Подтверждение

Контактная информация


БИБЛИЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ, ФАКС-СООБЩЕНИЙ, 35 E-MAIL НА АНГЛИЙСКОМ ЯЗЫКЕ


 

Maximum Sales, Inc. 

555 West Access Road 

Columbia, MO 65217 

March 14, 20XX 

Andrew Roberts, President 

University Sports 

468 Baltimore 

Kansas City, MO 64105 

Dear Mr. Roberts: 

This is to confirm your phone order made March 14 for 10, 50-

count cases of mini-flying disks in fluorescent colors (green, 

yellow and pink) to be delivered no later than May 1, 20XX. Your logo, a copy of which is enclosed, will be printed on each disk in black ink.

Thank you for placing an order with Maximum Sales. I understand that these flying  disks will be included in the registration packets of all participants at the Mid-America Soccerama scheduled for Memorial Day weekend. I believe you will be pleased with the  increase in sales and name recognition that will result due to this marketing promotion.

We look forward to being of service to you in the future.

Sincerely,

Signature

Lisa Nixon 

Sales Consultant

 

 

6.11 Сообщение об отправке

Подтверждение

Детали

Выражения

доброжелательности Преимущества

Заключительные выражения


Это письмо подтверждает, что фирма Satex S.p.A. отправила заказ. По получении этого письма г-н Крейн должен пойти в Northminster Bank, где он должен будет оплатить его. После этого он получит документы на груз (shipping documents: bill of lading (накладная), insurance certificate (страховое свидетельство) и commercial invoice (коммерческий счет), которые потребуются для получения груза.  

Как вы помните, это процедура c.i.f., когда продавец оплачивает стоимость доставки и страховки (documents against acceptance basis – т.е. передача документов на право владения после принятия покупателем чека к оплате).  

БИБЛИЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ, ФАКС-СООБЩЕНИЙ, 36 E-MAIL НА АНГЛИЙСКОМ ЯЗЫКЕ

Satex S.p.A.

Via di Pietra Papa, 00146 Roma

Telefono: Roma 769910

Telefax: (06) 681 5473

Telex: 285136

Mr L. Crane, Chief Buyer ref.: Order DE4316  F. Lynch & Co. Ltd. Ns. ref.: D/1141  NessonHouse 29 March 2005  Newell Street 

Birmingham B3 3EL 

UNITED KINGDOM 

Dear Mr Crane,

We would like to advise you that your order has been shipped on the SS Marconissa and should reach you within the next ten  days. Meanwhile our bank has forwarded the relevant documents and sight draft for £1,662.60 to the Northminster Bank (City  Branch) Birmingham 

We are sure you will be pleased with the consignment and look forward to your next order.

Yours sincerely, 

D. Causio

 

 

Фирма Glaston Potteries выполнили заказ MacKenzie и сообщают им об этом. MacKenzie Bros уже открыли аккредитив на этот заказ в Canadian Union  Trust Bank на имя поставщика – Glaston Potteries.  

Теперь банк будет ждать подтверждения отгрузки от эскпедитора, чтобы отправить деньги.  

БИБЛИЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ, ФАКС-СООБЩЕНИЙ, 37 E-MAIL НА АНГЛИЙСКОМ ЯЗЫКЕ

GIASTON POTTERIES Ltd.

Clayfield, Burnley BB10 IRQ

Tel: 0315 46125 Registered No. 716481 

Telex: 8801773 VAT Registered No. 133 5341 08 

Fax: 0315 63182 

MacKenzie Bros. Ltd. 14 July 2005  1-5 Whale Drive 

Dawson

Ontario 

CANADA 

Dear Sirs, 

Order R1432 

The above order has now been completed and sent to Liverpool Docks where it is awaiting loading onto the SS Manitoba which sails  for Dawson, Canada on the 16 July and arrives on 30 July.

Once we have the necessary documents we will hand them to Burnley City Bank, your bank's agents here, and they will forward  them to the Canadian Union Trust Bank.  

We have taken special care to see that the goods have been packed as per your instructions, the six crates being marked with your  name, and numbered 1-6. Each crate measures 6ft x 4ft x 3ft and weighs 5 cwt.  

We managed to get all items from stock with the exception of Cat. No. G16 which we only had in red. But we included it in the  consignment as it had the Willow pattern you asked for.

If there is any further information you require, please contact us. Thank you very much for your order, and we look forward to hearing from you again soon.  

Yours faithfully, 

J. Merton(Mr) Sales Manager

 

 

banker's draft тратта, выставленная одним банком на другой sight draft вексель на предъявителя

bill of exchange вексель, тратта

to draw a bill on a customer выставить счет клиенту


documents against  acceptance  

передача документов на право владения собственностью после принятия покупателем чека к оплате


irrevocable letter of credit безотзывный аккредитив

quarterly statements квартальные отчеты

long-term credit facilities источники долгосрочного кредитования shipping documents погрузочные документы

air waybill авиагрузовая накладная

Запомните

1 Даже если Вы используете любую стандартную форму для размещения заказа, пошлите сопроводительное письмо, подтверждающее условия платежа, скидки, условия доставки и упаковки.  

2 Получив заказ (если Вы –экспортер), следует это подтвердить.  Если Вы импортер, следует ждать от поставщика подтверждения отправки груза со всей информацией (маркировка груза и т.п.)

БИБЛИЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ, ФАКС-СООБЩЕНИЙ, 38 E-MAIL НА АНГЛИЙСКОМ ЯЗЫКЕ

6.12 Отказ от сделанного заказа

Обстоятельства могут сложиться так, что Вам возможно придется отказаться от ранее сделанного заказа, например, по причинам задержки поставки по вине поставщика:  

Dear Name: 

We are sorry to inform you that we must cancel our order No. GRA:1874 of June 9 due to the inexcusable delay in the shipment of the goods, which we still have not yet received.

Sincerely,

 

 

Dear Name: 

We are sure you will understand that your very long delay in delivery puts our company in an embarrassing position. For that reason,  we can see no alternative but to cancel our order #RKTR-741 dated March 28. In addition, we will hold your company liable for all  losses caused by this inexcusable delay.

Sincerely,

 

 

БИБЛИЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ, ФАКС-СООБЩЕНИЙ, 39 E-MAIL НА АНГЛИЙСКОМ ЯЗЫКЕ

Глава 7

Платежи

Инвойсы, счета, платежи по счетам, методы платежей (внутренняя и международная торговля), подтверждение платежа, отсрочка платежа; просьбы об ускорении платежей.  

7.1 Инвойсы

Инвойс – это документ, в котором содержится информация о продаваемом товаре, условия поставки и детали для совершения платежа. Инвойс может сопровождаться дополнительным документом с информацией, которая необходима покупателю.  

Это довольно простой инвойс. Обратите внимание на добавление НДС (VAT)  и почтовые расходы и упаковку (p. & p.). Буквы "E & OE" внизу означают "Errors and  Omissions are Excepted" – ошибки и пропуски принимаются; другими словами, если в счете допущена ошибка, поставщик имеет право исправить ее, потребовав еще денег или вернув часть суммы.  

 INVOICE No. B1951  D&R Electrical Ltd.

35 Hill Street, Seacroft, Leeds LS14 1ND Registered London No. 115662  Tel: 0532 640181 VAT Reg. No. 154 6627 19  To: P. Gwent & Co. Ltd. Date: 1 May 2005  

43 Ring Road  

Leeds LS16 2BN 

Your order No. LS7/5

Number

Description

Total

40 

E&OE

RVA 250 volt plugs 

 @ 65p. each

AddVAT171/2% 

" p&p

£26.00 

4.55 

1.35 

£31.90

 

 

БИБЛИЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ, ФАКС-СООБЩЕНИЙ, 40 E-MAIL НА АНГЛИЙСКОМ ЯЗЫКЕ

7.2 Предварительные счета (Проформа инвойсы)

Предварительный счет – это документ, на котором значится слово «pro-forma» и который используется в следующих случаях:  

1 Если покупатель должен заплатить за товар перед тем, как его получить – он платит согласно этому документу;

2 Чтобы покупатель был уверен в неизменности цены, в сумме, которую ему придется уплатить

3 Если товары поставляются на консигнацию , с возможностью возврата  4 Как документ для таможни.  

7.3 Отчет о состоянии счета

Вместо того, чтобы требовать предоплаты, продавец может предоставить покупателю кредит на оговоренный период, обычно от 1 до 3 месяцев. В конце этого периода подводится баланс. 

Как правило, отчеты о состоянии счета по товарному кредиту носят самодостаточный характер. И лишь изредка сопровождаются письмами – например,  когда платеж просрочен. 

Данный отчет о состоянии счета связан со сделкой между двумя компаниями.  Обратите внимание, что здесь указан как размер кредита (D/N 311), так и дебита (C/N C517). Два платежа были осуществлены наличными, хотя слово "чек" также встречается в контексте.

STATEMENT

SEYMORE FURNITURE Ltd. 

Tib Street, Maidenhead, Berks. SL6 5D2 

Telephone 0628 26755 

Registered No. 18514391 

London VAT No. 231 618831 

C.R. Mendez SA 31 May 2005  AvdadelEjercito83 

E-48015 Bilbao  

Date

Item

Debit

Credit Balance

2005

1 May

2 "

8 "

12 "

14 "

20 "

25 "

Account Rendered

Inv. L8992

D/N 311

Cash

Inv. L 8995

C/N C 517

Cash

£

60.00

12.00

720.00

£ £

270.00

330.00 

342.00

100.00 242.00

962.00

40.00 922.00

600,00 322.00

 

 

E. & O. E. Cash Disc. 3% if paid within 7 days

БИБЛИЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ, ФАКС-СООБЩЕНИЙ, 41 E-MAIL НА АНГЛИЙСКОМ ЯЗЫКЕ  

7.4 Способы оплаты во внешнеторговых операциях Чек

Иностранному поставщику можно заплатить чеком, однако поставщик получит платеж нескоро. Например, при сделке между Германией и Великобританией поставщик может ожидать платежи три недели.  

Кредитные карты

Удобным способом расчета для частных лиц может стать оплата покупок кредитной картой. Обычно сличается адрес владельца карты и адрес доставки. Но они могут не совпадать, как в этом примере:  

This is my order for the Czech Tractor/Wagon, which was advertised in the July issue of Atlantic. This miniature is to be a birthday  gift and should be sent to:

Mr. Keith Wood 

115 South Williams Street 

Holder, Florida 32645 

Please charge the gift ($39.50) to my Visa credit card as follows: 

Theodore Wood 

Number 0000 0000 0000 0000 

Expiration date: 9-96 

Is it possible to schedule this mailing so that the gift arrives no earlier than August 15 and no later than August 20? I would greatly appreciate it if you could. Thank you! 

Sincerely,

 

 

Международные денежные переводы

Международные денежные переводы можно купить в большинстве банков в Великобритании, они оплачиваются в фунтах стерлингов или долларах. Банк за небольшую плату проводит перевод, покупатель отправляет его бенефициару, т.е.  получателю.  

Банковский перевод

Платеж можно осуществить с помощью банка в своей стране, переводящего деньги на зарубежный счет. Перевод может быть телеграфным (telegraphic transfer -  TT) и почтовым (mail transfer - MT). Общество всемирных межбанковских финансовых телекоммуникаций (SWIFT) предлагает услуги перевода за 24 часа с помощью своих вычислительных систем.  

БИБЛИЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ, ФАКС-СООБЩЕНИЙ, 42 E-MAIL НА АНГЛИЙСКОМ ЯЗЫКЕ

Международные тратты

Это банковский чек, который банк выписывает на себя и отправляет клиенту,  а тот расплачивается им, как обычным внутренним чеком. Обычно банк получателя должен открыть счет на банк отправителя или заключить с ним соглашение.  

Простой вексель

Простой вексель – не метод платежа, а просто письменное обязательство должника кредитору уплатить оговоренную сумму по требованию или в определенный срок. Вексель имеет форму долговой расписки "я вам должен" –  "IOU" (I owe you).  

Тратта

Процедура такая же, как и для внутренней торговли, но погрузочные документы обычно сопровождают счета, когда банк выступает в качестве посредника при международных транзакциях.  

Документарный аккредитив

Этот термин используется, чтобы отличить обычный аккредитив,  применяемый в бизнесе, от циркулярного аккредитивного письма, который раньше использовали путешественники и который теперь вытеснили "Eurocheque",  дорожные чеки и банковские чеки на наличные. Документарные аккредитивы получают в банке покупателя, заполнив подробную форму о кредите (т.е. указав,  подлежит ли чек аннулированию), бенефициаре, сумме, сроке, документах и описании товара. Деньги переводятся на счет поставщика после подтверждения поставки.  

Письма, подтверждающие оплату в международных сделках бывают сложнее,  если вы хотите в письме выяснить определенные детали, однако они могут быть конкретными, как при внутренних сделках.

• Thank you for your prompt delivery. Please find enclosed our draft for £2,341 drawn  on Eastland City Bank, Sommerville. Could you please acknowledge receipt?  

• We would like to inform you that we have arranged for a credit transfer through  our bank, the Hammergsbank, Bergen. The transfer is for £3,120 in payment of  invoice No. Re1641. Could you confirm the transfer has been made as soon as the  correspondent bank advises you?  

БИБЛИЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ, ФАКС-СООБЩЕНИЙ, 43 E-MAIL НА АНГЛИЙСКОМ ЯЗЫКЕ

• We have pleasure in enclosing our bank draft for £5,141.53 as payment on pro forma invoice No. 5512. Please advise us when the goods will be shipped and are  likely to reach Barcelona.  

• You will be pleased to hear that we have accepted your bill and now have the  documents. We shall collect the consignment as soon as it arrives in Bonn and  honour your draft at maturity.  

• Our bank informs us that they now have the shipping documents, and will be  transferring the proceeds of our letter of credit to your account.  

7.5 Уведомление об оплате

Письма, уведомляющие о получении оплаты, бывают короткими –как в международных, так и во внутренних сделках.  

• Thank you for your Postal Order Cheque/draft/credit transfer/postal cheque for £...  In payment of our statement/invoice No.... dated...  

• Our bank advised us today that your transfer of £761.00 was credited to our  account. Thank you for paying so promptly, and we hope to hear from you again  soon.  

• We received your Giro slip today informing us that you had paid £126.00 into our  account in settlement of Invoice  

• No. L231. Thank you for letting us know, and we look forward to hearing from you  in the near future.  

• Thank you for sending your draft for invoice No. 11871 so promptly. We hope you  like the consignment and look forward to your next order.  

• We received an advice from our bank this morning that your transfer for invoice No.  RE1641 has been credited to our account. We would like to thank you, and ask you  to contact us if you need anything else in menswear, or any information about  fashions in this country.  

• Our bank informed us today that you accepted our bill (No. BE 2255) and the  documents have been handed to you. We are sure you will be pleased with the  consignment.  

• The Nippon Bank in Tokushima have told us that the proceeds of your letter of  credit have been credited to our account. Thank you for your custom and we hope  you will write to us again. We are enclosing our summer catalogue which we are  sure will 1 interest you.  

БИБЛИЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ, ФАКС-СООБЩЕНИЙ, 44 E-MAIL НА АНГЛИЙСКОМ ЯЗЫКЕ

7.6 Просьба о продлении срока уплаты

Если вы пишите поставщику, почему вы не оплатили счет, помните – ему важнее, когда счет будет оплачен. Так что, хотя объяснения неуплаты нужны,  следует также указать, когда и как вы намерены осуществить оплату.  

Начните письмо с имени кредитора (это обязательное условие в установившейся переписке, но в данном случае это особенно важно: вы должны кому-то, и вам следует знать имя этого человека). Укажите счет и извинитесь в ясных, объективных выражениях (т.е. не используйте фраз типа "Please forgive me  

for not settling my indebtedness to you”). Заметьте: вместо слова "pay"  употребляются слова "clear" и "settle the account".

Объясните, почему вы не можете погасить задолженнность. Не слишком драматизируйте ситуацию.  

Обратите внимание на правила деловой этики, в последнем письме не упоминается, ни имени компании-банкрота, ни суммы долга. Обратите внимание также, что в последней фразе говорится о том, что ситуация равно затронула всех поставщиков этой фирмы.  

Сообщите о сроке погашения задолженности, это наиболее важная часть информации. Предложите частичную оплату, чтобы сгладить ситуацию.  

Запомните

1 В инвойсы записывают проданные товары. Торговый инвойс – один из основных документов, используемых в торговле. При нем может быть короткое сопроводительное письмо.  

2 Предварительные счета (проформы инвойсы) отправляются в случае предоплаты или чтобы сообщить клиенту о цене.  

3 Отчеты о состоянии счета по товарному кредиту, отправляются ежемесячно или иногда ежеквартально и включают подробности всех транзакций за этот период.  

4 Существует много методов оплаты через почту и банки. Сопровождающие платежи письма обычно короткие, дают всю информацию о платеже и его предмете. Однако при необходимости в них можно дать дальнейшие комментарии.  

БИБЛИЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ, ФАКС-СООБЩЕНИЙ, 45 E-MAIL НА АНГЛИЙСКОМ ЯЗЫКЕ

5 Письма, подтверждающие платеж или дающие рекомендации по платежу,  обычно короткие и стандартные, однако в них можно предложить новые условия платежа или выразить недовольство.  

6 Если вы просите об отсрочке платежа, вам следует извиниться за неуплату в срок, объяснить причину неуплаты и указать, как и когда вы намерены заплатить. Помните, ваш кредитор больше заинтересован в сроке получения по счету, а не в хороших предлогах неуплаты.  

7 Поставщик обычно взыскивает долг в три приема. Первый шаг – написать вежливое письмо, допускающее разумную причину неуплаты. Второй шаг –  отправить более настойчивый запрос со ссылкой на уже отправленное письмо и приложением копий инвойсов и отчетов о состоянии счета. Во втором запросе можно упомянуть, что вы ожидаете уплаты или ответа в разумный срок. Последнее требование следует писать с ограничениями.  Опишите происшедшее, объясните, что счет долгое время не оплачивали, и при необходимости пригрозите судебным иском, если счет не будет оплачен к определенной дате.  

7.7 Словарь

an invoice счет, инвойс

a remittance денежный перевод

a pro-forma предварительный счет (про-форма)  a statement of account отчет о состоянии счета

a credit/debit note уведомление о кредите/дебете

a balance баланс счета

a refund возмещение убытков

open account facility открытый счет

Account Rendered оплаченный счет

due date дата уплаты

prompt payment своевременная уплата

to clear/settle an account оплатить счет

overdue account просроченный счет

to extend credit предоставлять кредит

a first/second/third request первый/второй/третий запрос

a final demand окончательное требования

to recover a debt взыскивать долг

carriage forward стоимость перевозки подлежит уплате получателем

БИБЛИЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ, ФАКС-СООБЩЕНИЙ, 46 E-MAIL НА АНГЛИЙСКОМ ЯЗЫКЕ

trade discount скидка розничным торговцам cash discount скидка при оплате наличными


goods on approval/sale or  return  

товары для ознакомления/условия продажи или возврата


a postal order денежный перевод по почте a Giro Гиро-счет

COD (cash on delivery) наложенным платежом a cheque Чек

a current account текущий счет

a savings account депозитный счет

a bank transfer банковский перевод

a telegraphic transfer (TT) телеграфный перевод

a mail transfer (MT) почтовый перевод

a bank draft банковский счет, тратта a sight draft вексель на предъявителя a bill of exchange вексель, тратта

a letter of credit Аккредитив

a money order денежный почтовый перевод a promissory note простой вексель

documentary credit документарный аккредитив Value Added Tax (VAT) Налог на добавленную стоимость (НДС)  postage and packing (p&p) почтовые расходы и упаковка


errors and omissions are  excepted (E&OE)  

The Society for Worldwide  Interbank Financial  

Telecommunications (SWIFT)  

ошибки и пропуски допускаются

Международная межбанковская система передачи информации и совершения платежей


7.8 Уведомление о задержке оплаты

Этим письмом адресата уведомляют о том, что платеж просрочен. БИБЛИЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ, ФАКС-СООБЩЕНИЙ, 47 E-MAIL НА АНГЛИЙСКОМ ЯЗЫКЕ


 

Western Wear

2212 Boot Hill Rd. • Cheyenne, WY 82001 

July 5, 20XX 

Ted Wilson 

515 Ramey Ct. 

Laramie, WY 82063 

Dear Mr. Wilson:

Thank you for shopping with us. You are a valued customer. We appreciate your  business and know that you want to keep your account current with us. 

On May 15, 20XX, you purchased merchandise worth $319.04 from our store in  Laramie. Your payment of $100 is now overdue. 

In the credit agreement you signed, you agreed to pay off your bill in three  payments. The first payment of $100 was due June 15, 20XX. Please send this  amount now. 

Failure to pay on time may affect your ability to charge merchandise at our store. Thank you for your prompt attention. 

You may call me at 800-555-9875 if you have any questions or concerns. Your  continued patronage is important to us. 

Sincerely,

Signature

Mary West 

Credit Manager

 

 

7.9 Напоминание о неоплате

"Шапка" 

Дата (2-3 пробела) 

Внутренний адрес (2-3 пробела) 

Приветствие 

Формулирование проблемы Формулирование ситуации Указание срока уплаты Указание последствий

Указание контактного работника

Выражения

доброжелательности

Заключительные выражения Подпись

Напечатанное имя

Дополнительная информация


Это письмо напоминает о том, что вексель просрочен, и платеж до сих пор не получен. Старайтесь сосредоточиться на фактических данных и избегать предположений. Например, фраза “We have not received payment” (мы не получили платеж) – констатация факта. Фраза “You have not sent payment” (вы не отправили платеж) – лишь предположение. Сохраняйте позитивный настрой.

БИБЛИЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ, ФАКС-СООБЩЕНИЙ, 48 E-MAIL НА АНГЛИЙСКОМ ЯЗЫКЕ

Western Wear

2212 Boot Hill Rd. • Cheyenne, WY 82001 

August 5, 20XX 

Ted Wilson 

515 Ramey Ct. 

Laramie, WY 82063 

Dear Mr. Wilson:

We have not yet received your payments. This is to remind you that both your first and  second payments of $100 are now overdue. This $200 plus the balance of $119.04 is due  on August 15. 

In the credit agreement you signed, you agreed to pay off your bill in three payments. The first payment of $100 was due June 15, 20XX, the second payment of $100 was due  July 15, 20XX, and the final payment of $119.04 is due August 15, 20XX. Please send the  full amount in 10 days. 

Failure to pay on time will affect your ability to charge merchandise at our store. If you  want to discuss your account, call me at 800-555-9875. Perhaps we can arrange a more  comfortable payment plan.

Thank you for your immediate attention. 

Sincerely,

Signature

Mary West 

Credit Manager

Напомните адресату о ситуации

Запросите платеж и укажите крайний срок

Укажите последствия,  альтернативу и

контактного работника

Обозначьте

доброжелательность

 

 

7.10 Запрос о причинах задержки оплаты

В этом письме содержится вопрос, почему счет не оплачивается.  Предполагается, что он просрочен. Имеет смысл сопроводить это письмо личным телефонным звонком и задать тот же вопрос. Часто можно разработать альтернативный план оплаты, принимающий во внимание текущие трудности адресата. Если будет достигнуто другое соглашение, отправьте адресату копию нового плана. Сопровождайте письма звонками, чтобы поддержать общение.  Регистрируйте все звонки.


 

Western Wear

2212 Boot Hill Rd. • Cheyenne, WY 82001 

September 5, 20XX 

Ted Wilson 

515 Ramey Ct. 

Laramie, WY 82063 

Dear Mr. Wilson:

Is there some reason you have not paid your bill of $319.04? In the credit  agreement you signed, you agreed to pay off your bill in three payments. Your  total bill is now overdue. Please send $319.04 within 10 days. If you have any  questions or concerns regarding this bill, please contact me at 800-555-9875 by  September 10.

Failure to send the full amount by September 15 may mean that your bill is  turned over to a collection agency. Your prompt attention is urgent to protect  your credit. 

Sincerely,

Signature

Mary West 

Credit Manager

 

 

Задайте вопрос

Укажите срок оплаты

Укажите контактного сотрудника

Укажите последствия


БИБЛИЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ, ФАКС-СООБЩЕНИЙ, 49 E-MAIL НА АНГЛИЙСКОМ ЯЗЫКЕ

7.11 Настойчивое требование

Это письмо указывает на настоятельную необходимость предпринять какие-либо действия в отношении отплаты. Это продолжение отчета о счете адресата. Если ранее был выработан альтернативный план оплаты счета, укажите детали соглашения и даты телефонных разговоров, чтобы сохранить точные записи о них.


 

Western Wear

2212 Boot Hill Rd. • Cheyenne, WY 82001 

November 5, 20XX 

Ted Wilson 

515 Ramey Ct. 

Laramie, WY 82063 

Dear Mr. Wilson:

Your bill of $319.04 is now overdue 60 days. Send $319.04 within 10  days. If you cannot send the total, please call me at 800-555-9875. 

Failure to respond may mean that your bill is turned over to a collection  agency. Thank you for your prompt attention. 

Sincerely,

Signature

Mary West 

Credit Manager

 

 

7.12 Спасибо за оплату

Обрисуйте ситуацию

Укажите период отсрочки (если договорились об альтернативе,  укажите ее) 

Укажите возможные последствия


Письмо с выражениями благодарности – это инкассовое поручение, о котором часто забывают. Оно может стать напоминанием как о состоянии счета,  так и о важности клиента.


 

Word Trade, Inc.

5698 Adie Road • St. Ann, MO 63074 

April 19, 20XX 

Vern Mueller 

13245 Greenwood Lane 

Overland Park, KS 66213 

Dear Mr. Mueller: 

Thank you for your payment of $563.89. 

Your current balance is $3,000 — your credit limit. A payment of $500 is  due May 1. 

We appreciate your attention to your account status with us. Your  patronage is important to our company. 

If we can assist you, please contact us at 800-555-9000. 

Sincerely,

Signature

Anita Collins 

Account Executive

 

 

Благодарность

Предупреждение/напоминание Признательность

Контактная информация


БИБЛИЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ, ФАКС-СООБЩЕНИЙ, 50 E-MAIL НА АНГЛИЙСКОМ ЯЗЫКЕ

7.13 Потерянный платеж/извинение

Иногда бывает необходима корректировка счета и извинение.


 

Deem’s Department Store 

2030 Aquamarine Road 

Silver Spring, MD 20904 

August 4, 20XX 

Mrs. Franklin 

5930 E. 46th St. 

Colesville, MD 20901 

Dear Mrs. Franklin: 

Your patience has been bountiful. When we last spoke on Friday, I had not yet  located your payment. I have credited $45.89 to your account today. 

Our policy states that one percent interest (APR) is accrued on the last workday of the month on any account balance. However, we are withdrawing this policy for  you for August 1 through October 31, during which time your account will reflect a zero-interest adjustment.

We found your check (#984, dated June 20, 20XX) on our mailroom floor this  morning. The envelope was torn away and the check was crumpled. We are still  speculating about how it disappeared.

To offset any inconvenience the interim bills have caused you, we are enclosing a 20 percent discount coupon for your next order. Just attach the coupon to your  order and I’ll personally assist you. Thank you for your patience, Mrs. Franklin.  Please accept our warmest apology.

Sincerely,

Signature

Sybil Paxton 

Customer Service Manager

 

 

7.14 Проверка

Не забыли ли вы: 

• Уточнить имя адресата? 

• Написать письмо твердо, но с пониманием?  • Указать сумму долга? 

Признание

необходимости

корректировки 

Причина корректировки политики

Преимущество 

Благодарность

Извинение


• Указать дату, когда должна была быть произведена оплата?  • Указать штрафы, при наличии таковых? 

• Предложить альтернативный план оплаты? 

• Указать период отсрочки, при наличии такового? 

• Указать новый срок уплаты? 

• Указать телефонные номера для контакта? 

• Указать последствия неуплаты по счету?

БИБЛИЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ, ФАКС-СООБЩЕНИЙ, 51 E-MAIL НА АНГЛИЙСКОМ ЯЗЫКЕ

Глава 8

Транспортировка товара, транспортные расходы и страхование

8.1 Термины для обозначения условий доставки товаров

Международная торговая палата установила специальные термины для обозначения условий доставки товаров – "Incoterms". Их использование необязательно, но значительно упрощает составление контрактов.  

GROUP C – за перевозку уплачено

CFR (Cost and Freight) …( употребляется с указанием порта прибытия груза –  конечного порта следования товара).  

GIF (Cost, Insurance & Freight) + употребляется с названием порта  CFR и GIF используется для морских и речных перевозок.  

CPT (Carriage Paid To) + место назначения

CIP (Carriage and Insurance Paid) + место назначения

GROUP D – По прибытии

DAF (Delivered at Frontier), название места

DES (Delivered Ex Ship), название порта

DEQ (Delivered Ex Quay - Duty Paid), название порта  

DES и DEQ используется для морских и речных перевозок

DDU (Delivered Duty Unpaid), место назначения

DDP (Delivered Duty Paid), место назначения  

БИБЛИЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ, ФАКС-СООБЩЕНИЙ, 52 E-MAIL НА АНГЛИЙСКОМ ЯЗЫКЕ

GROUP E – Отправка груза

Ex-Works (EXW), например, с фабрики или склада

GROUP F – Неоплаченная перевозка

FCA (Free Carrier), место передачи груза перевозчику

FAS (Free Alongside Ship), название порта поставки, например, порта отбытия груза

FOB (Free on Board), название порта отбытия

8.2 Транспорт и водные перевозки

Безрельсовый, железнодорожный, воздушный транспорт и документация;  водный транспорт (типы судов, организации, документация и страховка,  транспортно-экспедиторские агентства); услуги контейнерных перевозок и документация; фрахтование судов.  

Безрельсовые, железнодорожные и воздушные перевозки

Три основных метода транспортировки товаров, помимо водных перевозок,  выделенных в отдельную главу – это безрельсовые, железнодорожные и воздушные перевозки.  

БИБЛИЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ, ФАКС-СООБЩЕНИЙ, 53 E-MAIL НА АНГЛИЙСКОМ ЯЗЫКЕ

Безрельсовый транспорт

Безрельсовый транспорт обычно сравнительно дешевле и более быстрый по сравнению с железнодорожным. В последнее время объемы таких перевозок в Европе удвоились. Причины – увеличение грузоподъемности грузовиков,  особенно с появлением контейнеров , быстрое обслуживание, улучшение дорог и возможность переправиться с помощью паромов, на которые грузовики могут заехать, не разгружаясь.  

Железнодорожный транспорт

Железнодорожный транспорт способен перевозить массовые товары (нефть, зерно, уголь) большими объемами, чем безрельсовый.  

Связь между дорожными и железнодорожными перевозками обеспечивают такие компании, как Freightliners, но перегрузка товаров из вагонов в грузовики по-прежнему может стать проблемой. Специальные паромы перевозят поезда через водные преграды (например, Ла-Манш). Тем не менее этот вид транспорта сравнительно дороже, чем безрельсовый.  

Воздушный транспорт

Некоторые товары со временем теряют ценность – например, газеты – или портятся – например, цветы; воздушный транспорт используется для быстрой доставки, особенно на большие расстояния. Страховка стоит дешевле, поскольку товары находятся в пути меньше времени. Однако при перевозке больших объемов воздушный транспорт гораздо дороже и может оказаться неэкономичным.  

Основной документ – это авиагрузовая накладная (Air Waybill - AWB),  состоящая из 12 копий, которые распределяются между авиакомпаний,  экспортером, импортером и таможней. В отличие от накладной (bill of lading, см.  ниже раздел «Товаросопроводительная документация»), авиагрузовая накладная –

это только квитанция, которую нельзя передавать другому лицу.  

Морской транспорт

Экспортер может воспользоваться услугами компании, состоящей в ассоциации владельцев кораблей, курсирующих по одному и тому же маршруту (Shipping Conference) или в Балтийской бирже (Baltic Exchange).

БИБЛИЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ, ФАКС-СООБЩЕНИЙ, 54 E-MAIL НА АНГЛИЙСКОМ ЯЗЫКЕ

Ассоциация – международная организация владельцев кораблей, которые договорились о фиксированных ценах на перевозку грузов или пассажиров. Они периодически встречаются, чтобы урегулировать стоимость фрахта их судов.  Преимущество их клиентов в том, что стоимость перевозки постоянна и универсальна – т.е. не меняется за короткий период и одинакова для всех участников. Они также могут объявить уступки (скидки) за объемные поставки. В области авиаперевозок также существует подобная организация - IATA,  Международная организация воздушного транспорта.  

Балтийская биржа несет несколько функций, но ее рынок перевозок предлагает экспортерам возможность фрахта кораблей и самолетов через брокеров, которые работают за комиссионные и являются специалистами в сфере движения судов и поиска наиболее конкурентоспособных тарифов в любой период.  

Товаросопроводительная документация

В международной торговле используется несколько документов. Основная товаросопроводительная документация такова.  

Счет по фрахту (freight account) – счет-фактура, отправляемая компанией перевозчиком экспортеру; в нем указаны тарифы. Когда груз принят в доке,  суперинтендант получает ордер на отгрузку (shipping note) с квитанцией,  требующей отправить груз. Квитанция, вручаемая перевозчику после погрузки товара (dock receipt, иногда wharfinger's receipt) возвращается грузоотправителю,  тем самым подтверждая, что товары хранятся и готовы к перевозке. Когда товары погружены на борт, может быть отправлена квитанция помощника капитана (mate's receipt), подтверждающая погрузку товаров. Квитанция помощника капитана часто отправляется, когда партия погружена напрямую, и служит титульным документом до тех пор, пока не будет готова накладная.  

Накладная (bill of lading, b/l) – самый важный документ, поскольку она является титульным документом, т.е. дает право владения товарами лицу,  названному в ней. Если на ней значатся слова "to order" (на заказ), это означает,  что данный документ подлежит купле-продаже. В таком случае он будет индоссирован на обороте (экспортер подпишет его), и если это бланковый индоссамент (т.е. лицо, которому переступается документ, не указано),  ограничений по владению не будет. При передаче аккредитива подтверждающий банк обычно требует перевода накладной на себя на время оплаты экспортеру, а затем передают ее клиенту.  

Отправленная накладная (shipped bill of lading) означает, что товары погружены на борт. Иногда это обозначается словами "shipped on board". В

БИБЛИЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ, ФАКС-СООБЩЕНИЙ, 55 E-MAIL НА АНГЛИЙСКОМ ЯЗЫКЕ

транзакциях типа CIF (стоимость, страхование и фрахт - c.i.f.) и "стоимость и страхование" (c. & f.) используются слова "freight prepaid" (фрахт оплачен заранее), указывающие, что стоимость перевозки оплачена. Накладные также помечаются как "clean" (чистые): это значит, что товары погружены на борт в хорошем состоянии; или "dirty/claused" (грязные/с оговорками) – т.е. при проверке были обнаружены неполадки, например, упаковка или товары повреждены. Это защищает перевозчика от заявлений, что он несет ответственность за повреждение или плохое состояние груза.  

8.3 Запрос тарифов на безрельсовые перевозки

В этом письме компания Homemakers Ltd. пишет фирме по грузовым перевозкам запрос о примерной стоимости доставки мебели клиенту; она описывает упаковку (обратите внимание, что основным для оператора в данном случае будет не вес, а размер), указывает стоимость партии и время доставки.  

HOMEMAKERS Ltd.

54-59 Riverside, Cardiff CF1 1JW 

Telephone: |0222| 49721 Registered No. C135162 

Telex: 38217 

Transport Manager 10 November 2005  Cartiers Ltd. 

516-9CathaysPark 

Cardiff CF19UJ 

Dear Sir,  

Would you please quote for collecting, from the above address, and delivering the following consignment to R. Hughes & Son Ltd, 21  Mead Road, Swansea?  

6 divans and mattresses 700cm x 480cm  

7 bookcase assembly kits packed in strong cardboard boxes, measuring 14 cubic metres each  

3 coffee table assembly kits, packed in cardboard boxes, measuring 10 cubic metres each

4 armchairs, 320 x 190 x 260cm 

The divans and armchairs are fully protected against knocks and scratches by polythene and corrugated paper wrapping, and the  invoiced value of the consignment is £1,660.50.  

I would appreciate a prompt reply, as delivery must be made before the end of next week.

Yours faithfully,

 

 

БИБЛИЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ, ФАКС-СООБЩЕНИЙ, 56 E-MAIL НА АНГЛИЙСКОМ ЯЗЫКЕ

8.4 Запрос о фрахте судна

Компании необходим корабль для доставки партии бокситов.

Putney & Raven Merchants Ltd.

Dealers House, Cantley Street, London WC11AR 

Directors: M.L. Putney, D. Raven 

Telephone: 071 467 3149 (10 lines) Reg No: England 615113 

Telex: 886125 PUTRAY G VAT No: 21 371942 

Fax: 071 467 5959 

Keyser Shipbrokers Ltd. 7 July 2005  123-5 Lowland Street 

London EC 1 2RH 

Dear Sirs,  

We would like to charter a vessel for one voyage from Newcastle. New South Wales, Australia, to St Malo, Brittany, France, to take a consignm.ent of 4,000 tons of bauxite.  

Our contract states that we have to take delivery between 1st and 5th August, so we will need a ship that will be able to load during those dates. Please advise us if you can get a vessel and let us know the terms.  

Yours faithfully, 

D. Raven

 

 

8.5 Словарь: транспортировка груза

Road/rail/air transport безрельсовый /железнодорожный/воздушный транспорт

transshipment отгрузка товаров с одного судна на другое в одном и том же порту

haulage (trucking) перевозка грузовыми машинами

a freight company компания, занимающаяся грузоперевозками an airline авиалиния

a forwarding agent транспортно-экспедиционный агент a clearing agent агент по клирингу

a private carrier частная транспортная организация a consignor грузоотправитель

a consignee грузополучатель

a checker контролер

a packer упаковщик

in transit в пути (о грузах)  

a lorry грузовик

a van фургон, товарный вагон

a container контейнер

БИБЛИЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ, ФАКС-СООБЩЕНИЙ, 57 E-MAIL НА АНГЛИЙСКОМ ЯЗЫКЕ

a passenger liner пассажирский лайнер

a passenger/cargo vessel пассажирское/грузовое судно

a tramp грузовое судно

a tanker танкер

a bulk carrier сухогруз

a container vessel контейнеровоз

roll-on roll-off facilities мощности для трейлерной погрузки и разгрузки судна

a ferry паром

a barge баржа

a lighter лихтер

a goods depot товарный склад

a terminal терминал

a consignment партия товара, груз

a shipment поставка

cargo груз

a bulk commodity бестарный (насыпной, навалочный) груз perishable goods скоропортящиеся продукты

size размер

volume (cubic m) объем (кубические метры)  

weight (cubic kg) вес (кубические килограммы)  

8.6 Ответственность при перевозках и страховые процедуры

Ответственность при перевозках

Гаагские правила (Hague Rules), подписанные на Брюссельской конвенции в 1924 году, регулируют ответственность за потерю или повреждение груза,  перевозимого по морю в соответствии с накладной, и констатируют, что перевозчик не будет нести ответственности в следующих условиях: войны,  восстания, гражданских беспорядков; форс-мажора, т.е. таких исключительных опасностей, как шторм, аномальные нарушения или необычные опасности;  небрежности, т.е. когда товары не были надлежащим образом упакованы или были в плохом состоянии в момент упаковки; неотъемлемых дефектов, т.е. когда товары портятся из-за своего содержания или природы. Например, рыба может испортиться, дерево может содержать насекомых, метал может окислиться.  

БИБЛИЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ, ФАКС-СООБЩЕНИЙ, 58 E-MAIL НА АНГЛИЙСКОМ ЯЗЫКЕ

Гамбургские правила (Hamburg Rules) 1978 года расширили ответственность перевозчиков за повреждение или задержку "грузов в сфере их ответственности", если они не докажут, что приняли все меры, чтобы избежать проблем.  

Для надежности большинство компаний страхуют свои товары от всех рисков (all risk) – это защищает их от большинства непредвиденных обстоятельств,  однако для особенно опасных зон необходима специальная "страховка на случай военных действий".

Страховые процедуры

Компании и отдельные люди защищаются от убытков, ущерба или травм с помощью страховых полисов, являющихся контрактами на случай возможных будущих рисков. Обычный процесс страхования таков:  

Желающий получить объем страховой ответственности (cover) заполняет бланк заявки (proposal form). В нем указывается предмет страхования, стоимость,  срок и условия, поскольку полис может не охватывать все риски. Страхования компания (underwriter), которая выплатит компенсацию в случае требования определяет страховую премию (premium), т.е. цену страховки.  

Если страхователь удовлетворен указанной в бланке заяки информацией, он выдает уведомление о страховке (cover note). это не сам полис (policy), а соглашение о страховании товаров до момента, пока не будет готов полис. Когда полис отправлен клиенту, страховщик сообщит ему о том, что он по условиям полиса застрахован (indemnified) от потери, повреждения или ущерба.  

В случае травмы или смерти застрахованного лица или при страховании жизни (Life Assurance), по условиям которого по прошествии лет выплачивается фиксированная сумма, чтобы общая сумма, или пенсия, была выплачена к концу периода, в силу вступает принцип выплаты пособия (benefit payment). Это означает, что застрахованному выплатят компенсацию исходя из потери заработка или боли и страдания. Платежи по страхованию жизни вычисляются на основе ежегодных взносов плюс процент, который компания получает благодаря инвестированию страховых взносов.  

Страховые компании – крупные организации-инвесторы на фондовом рынке. Благодаря инвестированию взносов они могут выплатить компенсации по страховкам или полисам страхования жизни, срок которых подошел.  

БИБЛИЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ, ФАКС-СООБЩЕНИЙ, 59 E-MAIL НА АНГЛИЙСКОМ ЯЗЫКЕ

8.7 Запрос о полном страховании

Компания United Warehouses хочет сменить страховую компанию. В данном письме она запрашивает расценки.  

United Warehouses Ltd.

Chairman: B.R. MacDonold A.C.A. Directors: N.S. Souness, A. Gemill M.Sc, B. Daracott  

Head Office, Bruce House, Bruce Street, Aberdeen AB9 I FR 

Registered in Scotland No. 166051 Telephone: 022441615  VAT No. 54901013 Fax: 022462219   Telex: 247182  

Your ref: Our ref: N3162-1 Date: 6 Aprill 20 —  Westway Insurance Co. Ltd.  

Society House  

Ellison Place 

Newcastle-upon-Tyne NE1 8ST

Dear Sirs,  

We would like to know if you could offer a comprehensive insurance policy covering us against fire, flood, accident, industrial injury, and theft.  

We are a large warehouse selling furnishings to the retail trade, and employing a staff of thirty. The building we occupy belongs to  us and is valued, along with the fixtures and fittings, at £250,000 and at any one time there might be stock worth £70,000 on the premises.

When calculating the premium, would you please take the following into consideration:  

There are no open fires on the premises as central heating is used, and we have a fully operational sprinkler system which is  serviced regularly. There are also numerous fire extinguishers strategically placed throughout, and fire exits on every floor.  

The only danger from flood would be from burst pipes, as we are some distance from the river.  

Since we began trading six years ago we have never had to claim for industrial injury, and damage to stock has been minimal. Finally, pilferage, which is common in warehouses, has only cost us £400 per annum on average.  

Our present policy runs out at the end of this month, so we would require cover as from 1 May, and we would point out that we are  changing insurance companies because of the increased rates that our former insurers are charging. So a competitive quotation would be appreciated.

Yours faithfully,  

B. Daracott 

United Warehouses Ltd.

 

 

8.8 Запрос о расценках на морское страхование

Фирма Kent, Clarke & Co. является транспортно-экспедиционным агентством. Она запрашивает стоимость поставки для своих клиентов в Новую Зеландию, поскольку такая доставка не предусмотрена условиями генерального полиса.  

БИБЛИЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ, ФАКС-СООБЩЕНИЙ, 60 E-MAIL НА АНГЛИЙСКОМ ЯЗЫКЕ

Kent, Clarke & Co. Ltd.  

Chairman: Lord Matherson Directors: B. Kent ACA, C.D. Clarke HND, R.P. Diller  

South Bank House, Borough Road. London SE1 OAA  

Reg No: London 3395162 Telephone: 071 928 7716  VAT No: 41 618231 59 Telex: 988153  Fax: 071 9287111  

Worldwide Insurance Ltd. 15 May 2005  Worldwide House  

Vorley Road

London N19 5HD  

Dear Sirs, 

We will be sending on behalf of our clients, Delta Computers Ltd., a consignment of 20 computers to N.Z. Business  Machines Pty., Wellington, New Zealand. The consignment is to be loaded on to the SS Northern Cross which sails from  Tilbury on 18 May and is due in Wellington on 25 June.

Details with regard to packing and values are attached, and we would be grateful if you could quote a rate covering all  risks from port to port.  

As the matter is urgent, we would appreciate a prompt reply. Thank you.

Yours faithfully, 

J.D. Simpson Supervisor

 

 

8.9 Запомните

1 Страховка (Insurance) защищает человека или бизнес от таких рисков, как потеря, ущерб или повреждение. Существует много типов полисов,  защищающих от возможных случаев, но клиент должен решить, какие опасности грозят ему.  

2 Гарантии (Assurance) связаны с предложением выплаты пособия иждивенцам в случае смерит или получения инвалидности, или в случае страхования на дожитие или на случай смерти. Крупная пенсия выплачивается после внесения вкладов на протяжении нескольких лет.  

3 Возмещение (Indemnification) – покрытие, позволяющее выплатить компенсацию в случае потери или ущерба. Оно вычисляется на основе рыночной стоимости или стоимости с учетом износа товаров, а не исходя из их первоначальной стоимости. Чтобы за страховаться, клиент заполняет бланк заявки (Proposal Form); затем оценивается страховая премия (premium). В Великобритании она рассчитывается в пенсах. Затем клиент получает квитанцию о покрытии,  

которая действует, пока полис не будет готов. Страховка основана на принципе добросовестности и поддерживается законами против мошенничества.  Страховые компании исходят из того, что застрахованные предмета принадлежат клиенту, не могут быть застрахованы дважды, их стоимость соответствует указанной, и что клиент подчинится условиям полиса.  

4 Морская страховка (Marine insurance) предлагает различные полисы для страхования грузов. Однако большинство экспортеров покупают таксированный полис (valued policy) от всех рисков (all-risk), защищающий почти от всех случайностей и обеспечивающий компенсацию потери или ущерба плюс 10%.  

БИБЛИЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ, ФАКС-СООБЩЕНИЙ, 61 E-MAIL НА АНГЛИЙСКОМ ЯЗЫКЕ

5 Генеральный полис (Open cover и floating policу) используются, когда экспортер осуществляет регулярные поставки. Эти полисы обеспечивают ему общее покрытие, уменьшающееся по мере объявления стоимости каждой поставки, но их можно возобновить.  

8.10 Словарь по страхованию груза

an insurance company страховая компания

a broker маклер

a proposal form заявление

a quotation расценки

a policy полис

Cover покрытие

all risk все риски

underwriter страховая компания; страховщик a syndicate синдикат, консорциум

a cover note уведомление о покрытии

indemnification возмещение, компенсация

original position исходное положение

subrogation суброгация, замена одного кредитора другим to cover against гарантия

to take effect from вступать в силу с 

to bond someone подписывать долговое обязательство to renew a policy возобновлять полис

a claimant предъявляющий права

to make/reject a claim подавать/отклонять требование compensation компенсация

to inspect damage проверять ущерб

negligent небрежный

to overvalue переоценивать

an independent assessor независимый оценщик

an assessment оценка

valuation оценка

arbitration арбитраж

life assurance страхование жизни

benefit payment выплата страховой суммы, пособия БИБЛИЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ, ФАКС-СООБЩЕНИЙ, 62 E-MAIL НА АНГЛИЙСКОМ ЯЗЫКЕ

endowment вклад

fire insurance страхование от пожара

'special perils' policy страхование от особых рисков consequential loss insurance страхование от косвенного ущерба accident insurance страхование от несчастных случаев insurance liability обязательства по страхованию, страховая ответственность

property insurance страхование собственности personal accident insurance индивидуальное/личное страхование от несчастного случая

insurance of interest страхование процентов

fidelity bonds гарантия, выдаваемая одним лицом другому против злоупотреблений третьего лица

marine insurance морское страхование

all risk policy полис от всех рисков

valued policy таксированный полис

time policy полис на срок

voyage policy полис на рейс

mixed policy комбинированный полис

floating policy генеральный полис

open cover policy генеральный полис

in arrears иметь задолженность

a clause статья

free from particular average без ответственности за частную аварию; не включая частную аварию

with particular average с ответственностью за частную аварию;  включая частную аварию

declaration form таможенная декларация

an insurance certificate страховое свидетельство

to ship clean чистая поставка

a clean bill of lading чистый коносамент


The American Insurance  Association  

американская ассоциация страховщиков


Lloyd's of London Ллойд

Lloyd's List регистр Ллойда

Lloyd's Shipping Index индекс поставки Ллойда

БИБЛИЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ, ФАКС-СООБЩЕНИЙ, 63 E-MAIL НА АНГЛИЙСКОМ ЯЗЫКЕ

Lloyd's Loading List регистр Ллойда на погрузку

Lloyd's Register of Shipping регистр Ллойда на поставку

8.11 Претензии и жалобы по грузам

Извинение за задержку

Dear Mr. Laing:

Our service goal is to fill your orders accurately 100 percent of the time. However, when we fall short and errors occur, it’s frustrating  for everyone.

I’m sorry you had a problem with your recent order, and I hope the situation has been resolved to your satisfaction. If there is  anything else we can do for you, please call us toll-free at 800-555-5225 Monday through Friday between 7 a.m. and 4 p.m. Eastern  time. 

Thanks for your patience and understanding. 

Sincerely,

Peg Mahr 

Customer Service Manager

 

 

Претензия на некачественный товар

PAM’S PARTY GIFTS 

P.O. Box 8473 

Torrance, CA 90502 

April 18, 20XX 

Delta Novelty Company 

3217 SW 31st St. 

Topeka, KS 66614 

SUBJECT: REQUEST FOR CREDIT IN ACCOUNT

The case of Hippity Holiday Bunnies that I purchased from your company do not hop. I am, therefore, returning them to you and  requesting that you credit my account the amount charged plus shipping. 

The Hippity Holiday Bunnies which arrived at my store had faulty mechanisms which caused them to fall over instead of hop — as  promised in your sales brochure. Because I plan on selling through my line of seasonal items within the next three weeks, I wish my  account to be issued a credit instead of you replacing the faulty merchandise. Please find enclosed the copies of your invoice, #1342,  in the amount of $36 and my invoice for shipping charges of $2.95. 

Your quality products have always sold well in my store, and I look forward to seeing your new line of fall items as soon as  they are available. In the meantime, your prompt attention to this matter is appreciated. 

Martha Sacks 

Enc.

 

 

БИБЛИЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ, ФАКС-СООБЩЕНИЙ, 64 E-MAIL НА АНГЛИЙСКОМ ЯЗЫКЕ

Dear Name: 

I have been installing name of product for number years now. Since date, I have received number complaints from my customers  and have had to replace number units. This has led me to the unavoidable conclusion that too many faulty units are being shipped, which means that you have a breakdown in your quality-control procedures. 

I strongly urge you to reevaluate your quality-control program in order to determine where the breakdown is occurring. These  repeated problems are making my customers unhappy, which means they are making me very unhappy. 

Please give me a call or drop me a note at your earliest convenience in response to this complaint. I would especially like to know how you plan to improve your quality control. This situation cannot be ignored. You can't afford it, and I can't afford it.  

Sincerely yours,

 

 

Поврежденый товар

Dear Name: 

The name of item we ordered from you on date was received on date. The following parts were received damaged—we assume in  shipping:

list 

On receipt of replacements for these parts, we will make arrangements with you for the return of the damaged items.

You will probably want to know that our Receiving Department reports that the merchandise was packed without adequate  cushioning material. This may have been an oversight on the part of your shipping department. If not, we suggest that you réévalua te your damage-prevention procedures. 

Sincerely yours,

 

 

Жалобы по доставке

Dear Name: 

We are sorry to inform you that your delivery of 28 four-drawer chests (Model H95—white finish) on February 19 has given us cause for serious complaint. They were delivered in substandard condition and cannot be fixed. We have been doing business with your  company for the past four years and have always been satisfied until today. For that reason, please let us know as soon as possible  what your company intends to do to rectify this situation. 

Sincerely,

 

 

Неоднократные ошибки при доставке

Dear Name: 

We've been doing business with you for a long time, now, and I feel I can speak frankly with you. 

The performance of your shipping department over the past number months has been, in a word, poor. Of number shipments we received since date, number have been late by at least number days; number have been incomplete; and number have included items we did not order.

These errors have cost us time and effort and have inconvenienced our customers. They have simply got to stop happening. 

I'd like to hear what you've got to say about this situation, how you account for it, and how you plan to deal with it. A written response is not necessary, but I do expect a phone call at your earliest convenience.

You've got one unhappy customer here. Sincerely yours,

 

 

During this quarter or other time period we have placed number orders with you. Of that number, number included errors: incorrect  quantities, incomplete shipments, wrong items, and unauthorized substitutions. 

These habitual mistakes have cost us money, time, and effort. I'm sure they have cost you plenty of the same as well. Neither of us  can continue to tolerate this situation. Please give me a call at telephone number to discuss the problem. If we are going to continue doing business together, I need to hear your plan for correcting this very serious, very costly problem. 

I look forward to speaking with you. Sincerely yours,

 

 

БИБЛИЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ, ФАКС-СООБЩЕНИЙ, 65 E-MAIL НА АНГЛИЙСКОМ ЯЗЫКЕ

Доставленные товары не соотвествуют

ранее представленным образцам

Dear Name: 

We are sorry to have to inform you that the bulk of the acrylic loungewear (button-front robe with V-neck; our order no. SSLW-V2)  that was delivered is not up to the samples which we received on March 15.

On comparing the loungewear received with the samples, we were unpleasantly surprised to discover that the models are not the  same high quality. We can only assume that a mistake was made and that the loungewear we ordered has been wrongly delivered.

We cannot accept this delivery because we pride ourselves on the fact that our stores carry only the very best quality in ladies'  fashions. For that reason, we must ask for replacement of this entire collection. Please let us know what you wish to do with this  order.

Sincerely,

 

 

Доставлен не указанный товар

Dear Name: 

On June 14, I ordered an answering machine with a built-in telephone (Article No. 172AM-TE) from your Summer Sales Catalog. On  opening the parcel, I found that it did not contain the ordered item. Instead it contained an entirely different machine. I am therefore  returning the item for replacement. 

Sincerely,

 

 

To: 

From: 

Re: Wrong Part Shipped, Order Number ________________________

I am returning herewith part number number, which we received on date. We had ordered part number number.

This error has caused us considerable inconvenience, and we would therefore appreciate your expediting delivery of the correct part, part number number.

 

 

This is not the first time I've had to write to you about problem. 

It's happened again. Your shipping department sent us the wrong parts for item. 

On date I ordered quantity merchandise from you. I was promised delivery by date. I have yet to receive the shipment. To: From: 

Re: Order Number ______________

This order was received incomplete, lacking the following items:

list 

The name of item we ordered from you on date was received on date, with the following parts damaged in shipment: list 

We have done a lot of business together, so I feel I can—and should— speak frankly with you.

 

 

Отсутствует часть товара

Dear Name: 

On checking the waterproof parkas with taffeta lining (Models 666L and 999XL; our Order No. 7778) we received this morning, we  find that 32 parkas listed on your packing lists as well as on your invoices have not been included in this shipment. For that reason,  we enclose a list of the missing articles. Please check with your packers before we make a formal claim.

Sincerely,

 

 

БИБЛИЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ, ФАКС-СООБЩЕНИЙ, 66 E-MAIL НА АНГЛИЙСКОМ ЯЗЫКЕ

Обратите внимание: 

Ключ к написанию эффективного письма с претензией о поздней доставке не только в том, чтобы констатировать факт, но предупредить о тех неудобствах или дополнительных расходах ( временных, финансовых или моральных) которые происходят из-за этого:

Ваше письмо должно включать:  

1. Детали проблемной поставки: номер товарной партии и заказа.  2. Оговоренная и реальная дата доставки.  

3. Внутренние проблемы в Вашей компании из-за задержки груза.  4. Проблемы финансового характера, ущерб деловой репутации, подрыв доверия клиентов.  

5. Позитивное заявление о высоком качестве продукции паоставщика и Вашего желания продолжать работать с ним.  

6. Что Вам требуется чтобы и в дальнейшем сотрудничать с поставщиком (готовность исправить ошибки, письменное соглашение о готовности платить штрафы и так далее).  

7. Просьба о немедленном ответе. 

Посмотрите как реализованы все эти правила в письме: 

Dear Mr. Travis: 

We received the three linear amplifier circuits we ordered today on PO # 3456. As you know, this is six days past the promised  delivery date.

As a result, we have had to delay shipment of a base station to one of our most important network accounts. We also had to log  considerable overtime in our shop to make up for the delay your late delivery caused. 

We now have a major customer complaining about our service, not to mention a substantial loss of profit margin on this particular  sale. Obviously, my management is not happy. 

Zarcon makes excellent amplifier circuits, which is why we favor you with substantial business. But now my boss is asking for  technical bids from other companies. 

I would like to continuing placing our orders with you if you can assure me that the delivery problem will be corrected on all future orders. In addition, we may want to write a cash penalty for late delivery into future contracts. 

Please call me as soon as possible to discuss these terms and arrangements. 

Sincerely,

 

 

Вот пример еще двух нестандартно написанных писем: 

Dear Name: 

Repeatedly during the past period of time, Name of company has shipped our orders anywhere from number to number days late.  Occasional late shipments are understandable and, I suppose, unavoidable. But your practice of shipping later than promised is  becoming intolerable. We simply cannot keep adjusting our schedules and disappointing our customers.

I need two things from you at this point—

First: Please send me a letter of explanation detailing the reasons for your pattern of late shipment and outlining a plan for  preventing late shipments in the future. I will expect this letter no later than date.

Second: Start making your shipments on time. 

We want to work with you to resolve this problem, but, above all, we need to work with suppliers on whom we can depend. Sincerely yours,

 

 

БИБЛИЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ, ФАКС-СООБЩЕНИЙ, 67 E-MAIL НА АНГЛИЙСКОМ ЯЗЫКЕ

Dear Name: 

We're all familiar with the concept of a chain reaction. Something happens at one end of a process, and the other end is affected. One reaction sets off another, and that one another, and pretty soon you've got a very big explosion. 

I'm afraid that's what's happening to us. Your company has been consistently late in making shipments to us, which has meant that  we, in turn, have sometimes been unable to keep our promises.

We can't go on this way. Lefs stop the chain reaction right now—before the explosion 

I'd like to set up a meeting with you before date to discuss the reasons for the late shipments and to hear your plan for making all  future shipments on time. Please give me a call at telephone number as soon as possible.

We like your product and your price, but we need to be able to depend on you 100 percent. 

Sincerely yours,

 

 

Ответ на претензию о задержке доставки (вина третьей фирмы)

Dear Ms. Jones: 

Thank you for bringing the problem of late deliveries to our attention. I’m sure they must be most aggravating.

As much as we would like to help you, the problem lies with the trucking firm. We have contacted them concerning the late deliveries and are reviewing our use of Nelson Trucking as our carrier. At present, we have no contract with them but shall be  demanding a contract so we have leverage in such matters. I suggest that you contact them, also, to emphasize the seriousness of  the situation. 

I’m sorry I can’t help you any more than this, but I can assure you that we are trying to remedy the situation as quickly as we can.  Unfortunately, an immediate solution is dependent upon Nelson Trucking. Thank you once again for your understanding. 

Sincerely yours,

 

 

Dear Name: 

We are in receipt of your fax of November 28 and regret the delay in delivery of your order No. SSTX-32AA for floor lamps and pole  lamps. When we received your order in late October, our supplier was out of stock. However, we are pleased to advise you that your order will be filled by December 8. We apologize for any inconvenience caused by this delay. Thank you very much for your patience and cooperation in this matter.

Sincerely,

 

 

БИБЛИЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ, ФАКС-СООБЩЕНИЙ, 68 E-MAIL НА АНГЛИЙСКОМ ЯЗЫКЕ

Благодарность за решение проблемы

Если Ваше обращение произвело действие, и Вы рассчитываете на продолжение деловых отношений, имеет смысл написать короткое письмо благодарность. Основной смысл такого письма – показать, что проявленная Вами решимость в защите своих прав –во взаимных интересах сторон.  

Персонализируйте свое письмо-благодарность:

Правильно написанное письмо-благодарность несет положительный функциональный заряд. Оно побуждает контрагента и дальше относиться к Вам с предпочтением.  

1. Скажите "спасибо" и объясните за что.  

2. Подтвердите, что Ваша жалоба была удовлетворена.  

3. Подтвердите, что Вы готовы сотрудничать в дальнейшем.  

Пример письма-благодарности: 

Dear Ms. Lieb: 

Just a short note to say "thanks" for your courteous letter and for sending a replacement amplifier cover so promptly.  In today's pressured world, many customers (including myself) are quick to criticize and slow to praise. This is a letter of praise. 

Your response was fair and exactly was what I wanted. You have resolved my problem, transformed dissatisfaction into satisfaction, and assured continued future orders from me. Both of us got what we want. Thank you. 

Sincerely,

 

 

Отказ от товара по причине его задержки

Есть много причин, по которым Вы можете отменить заказ после того, как Вы его отправили. Вы могли устать ждать поставки. Или, если товары не были не специально изготовлены для Вас, Вы могли найти более дешевые либо качественные варианты или решить, что товар Вам больше не нужен. Независимо от причины отказа, Ваше аннулирование должно быть сделано в письменной форме. Если время ограничено, пошлите факс или сообщение по электронной почте, затем вышлите подписанный бумажный экземпляр почтой

Создайте свое письмо-аннулирование заказа: 

o Укажите номер заказа.  

o Укажите причину, по которой Вы отменяете ваш заказ. 

o Дайте понять, что поскольку Вы не получили товар, Вы не ожидаете получить счет.  

БИБЛИЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ, ФАКС-СООБЩЕНИЙ, 69 E-MAIL НА АНГЛИЙСКОМ ЯЗЫКЕ

RE: Order #794556 

Dear Mark: 

After a six-week wait, we have not received the connectors we ordered from your company. 

At this point, we can't wait any longer without the risk of missing our production deadlines. I am buying the connectors from a local  supplier and canceling my order with you.

I do not expect to receive a bill. Sincerely,

 

 

Возврат товара

Иногда Вы можете столкнуться с необходимостью по каким-либо причинам вернуть товар. Возможно причиной тому, что получен не тот товар или качество не соответствует ожидаемому. Вы можете требовать от поставщика исправить ошибку или отменить заказ и просить возместить стоимость. В любом случае постарайтесь ясно объяснить почему Вы возвращаете товар, и что Вы ожидаете от поставщика.  

Персонализируйте свое письмо о возврате товара:

Отказываясь от поставки, четко объясните какие товары Вы возвращаете.  1. Укажите номер заказа и приложите его копию (если есть в бумажном виде).  2. Объясните, почему Вы возвращаете товар.  

3. Объясните, что Вы хотите: исправить ошибку или вернуть деньги.  4. Укажите дату, до которой Вы хотите исправить ошибку или вернуть деньги.  5. Поблагодарите за содействие. 

Dear Name: 

This is the second third, etc. name of product I have returned to you because of manufacturing faults. The problems with this unit  include list.

I am willing, yet one more time, to accept a replacement, but I reserve the right to a complete refund if I find the replacement  unsatisfactory. 

Might I respectfully suggest that you thoroughly review your manufacturing and quality control procedures?  Sincerely yours,

 

 

Dear Mr. Millington,

I am returning with this letter a recent shipment of 500 imprinted golf balls (order #3345) along with a copy of our original purchase order.

As stated, the logo should be reproduced in our corporate color, which is green. The logos on the golf balls you sent are bright blue,  and therefore unacceptable.

Please make the necessary corrections and send another shipment of 500 golf balls (with the logo in our corporate green) by the 15th of this month. We need them for a company-sponsored event that starts the first of next month. 

Thanks for your prompt attention to this matter. 

Sincerely,

 

 

БИБЛИЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ, ФАКС-СООБЩЕНИЙ, 70 E-MAIL НА АНГЛИЙСКОМ ЯЗЫКЕ

Глава 9

Рекламные письма и письма о продаже

Собственно говоря, все письма касаются продажи. Вы продаете услуги или продукт, а также свой имидж. Такие письма призваны начать или закончить процесс продажи. Все же мы попытались собрать в этом разделе категории  бизнес-писем, которые встречаются наиболее часто: 

• Просьба о встрече

• Представление возможному клиенту

• Письмо клиенту о продаже

• Рекомендательное письмо

• Дополнительное письмо

• Письмо по поводу отсутствия ответа

• Дополнительное письмо после продажи

• Письма о передаче

Приведенные ниже письма иллюстрируют все разделы письма.

9.1 Организация продаж товара

С помощью писем (факсов, сообщений электронной почты) о распродажах и продвижении товара продавцы назначают или подтверждают встречи,  объявляют о распродаже, представляют клиентам новых менеджеров. Само письмо является инструментом продажи. Зачастую эти письма демонстрируют  творческий подход к содержанию и структуре. 

БИБЛИЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ, ФАКС-СООБЩЕНИЙ, 71 E-MAIL НА АНГЛИЙСКОМ ЯЗЫКЕ

9.2 Представление нового менеджера клиенту Это письмо представляет менеджера потенциальному клиенту.


 

Tom’s Sport Supply

665 Spinning Wheel Ct. • Bilmont, UT 84106 

December 4, 20XX 

Terrance O’Toole 

Golfers Teed Off

870 C. Street 

Walla Walla, WA 98661 

Dear Mr. O’Toole:

You and your firm have been recommended by Cal Gonzonles of Fore, Inc. Cal indicated that you may be interested in the line of products that we have, particularly our new Golflite line. I  have enclosed our latest catalog.

I will be in the Walla Walla area the week of December 16. I would like to meet with you to  discuss how our Golflite line can help your business. I will contact you within the next 10 days  to schedule an appointment. In the meantime, if you have any questions, call me at 800-555- 1125. I look forward to meeting you. 

Sincerely yours,

Signature

Chip Ashcroft 

Sales Representative

 

 

Рекомендации

Дополнительные услуги

Просьба о

встрече

Контактная информация


Это письмо также представляет менеджера и заодно рекламирует возможности гостиницы:


 

WAVERLEY HOTEL 

360 South Dearborn • Chicago, IL 60604 

August 15, 20XX 

Fred E. Sherman, Secretary

The Paramount Institute

P.O. Box 323 

Orlando, FL 32822 

Dear Mr. Sherman: 

Just a note to introduce myself and to let you know of the Waverley Hotel’s interest in the 20XX  meeting plans of the Paramount Institute.

The Waverley Hotel contains 674 newly redecorated guest rooms; this includes 12 double room  suites. The hotel is located in the heart of Chicago, only 30 minutes from Midway airport. Our three four-star restaurants offer our guests variety in menu selection and atmosphere. Our 36,000  square feet of meeting and banquet space include the city’s largest ballroom and the largest on site exhibition hall. I have enclosed a complete schedule of our function space dimensions and  capacities. 

Please stop by and see us if you are in our area — we would like the opportunity to show off our  hotel. In the meantime, however, I will call your office next week to answer any questions you  may have on the Waverley’s facilities and to discuss how we may be of service to the Paramount  Institute.

Sincerely,

Signature

Carol Brawn 

Director, Convention Services

 

 

Причина

написания письма Подробности Приложение

Дополнительные данные о

состоянии дел Планы

Контактная

информация


БИБЛИЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ, ФАКС-СООБЩЕНИЙ, 72 E-MAIL НА АНГЛИЙСКОМ ЯЗЫКЕ

9.3 Письмо существующему клиенту по поводу продаж В этом письме сделана попытка перехватить бизнес у другой фирмы:


 

GERSON ACCOUNTING SERVICES 

P.O. Box 514 

San Francisco, CA 94133 

September 10, 20XX 

John L. Hoffman 

United Services Bank 

P.O. Box 8976 

San Francisco, CA 94133 

Dear Mr. Hoffman: 

This afternoon I spoke with Don Smith at the United Services Bank in Berkeley. During our  conversation, Don mentioned that the bank uses a local CPA firm to maintain their book depreciation  records. 

Since we prepare the tax return for United Services Bank, it would seem to make sense for us to  maintain both systems. We would incur some set-up cost; however, this would be recouped over a  relatively short period through efficiencies in running both depreciation systems through one software package.

If you are interested in this idea, I will put together an estimate of the set-up cost for you. For your  information, since the bank’s book depreciation system is in very good shape, I would anticipate our set-up time on this account to be less than what we have encountered in setting up other clients. 

Sincerely,

Signature

Steve Brooks

Vice President

 

 

9.4 Рекомендательное письмо

Констатация ситуации

Причина

Преимущество Услуги

Преимущество


Это письмо представляет людей друг другу – например, нового продавца клиенту. Если вы обращаетесь к адресату по имени, представляемого человека также можно называть по имени. Если более уместно вежливое обращение и должность, следуйте той же модели со всеми именами, упомянутыми в письме.


 

Sea Lanes 

8945 N. Shore Dr. • Boston, MA 01611 • 1-800-555-3456 

November 22, 20XX 

Carl N. White

Lobster Trappers Ltd.

Box 65 

Kepaquadick Cove, ME 04103 

Dear Carl: 

I am happy to introduce our new sales representative, Terry King, to you. Terry will be in charge of  servicing your account. 

Terry is a graduate of the University of Maine and holds a degree in Sales and Marketing. For the last  five years he has worked as a salesman for Boston Fisheries and Equipment. We are proud to have him on our staff and are sure he will be able to give you the kind of service you have come to expect  from Sea Lanes. Please call us if there is anything we can do for you. Terry will be contacting you  within the next two weeks to personally introduce himself, discuss his monthly schedule and answer any questions you might have. Ask Terry about his family’s secret recipe for lobster! 

Sincerely yours,

Signature

T.K. (Tip) Walton 

Director of Sales

 

 

Причина

представления

Исходная

информация

Просьба о

поддержке

Контактная информация

Личные

комментарии


БИБЛИЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ, ФАКС-СООБЩЕНИЙ, 73 E-MAIL НА АНГЛИЙСКОМ ЯЗЫКЕ

9.5 Дополнительное письмо (нет ответа на запрос) В этом письме спрашивают, получил ли адресат письмо.


 

Three W’s 

Box 231 • Medford, MO 64506 

December 1, 20XX 

Richard Patterson

789 Winterwood Lane 

St. Joseph, MO 64503 

Dear Mr. Patterson: 

On November 10, I sent you a letter describing our newest product. Did you  receive the letter? 

I will be happy to answer any questions you may have and explain the unique  features of Vu-More and its benefits to you. You are a valued customer. If there is any way that I can help you in making a decision, please call me at 800-555-1309. 

Sincerely,

Signature

Kay Lynne Overmeyer 

Sales Director

KLO:pst

 

 

Ссылка

Цель

Любезность

Предложение помощи и контактная информация


Напоминание клиенту о том, что он не ответил на последнее письмо.


 

Lakeland Insurance 

7779 23rd St. E. • Camden, NJ 08610 

October 2, 20XX 

Barry Wu

Wu’s Gardens

558 Magnolia 

Garden City, NJ 08638 

Dear Mr. Wu: 

Just a reminder: I recently sent you a computer printout of a proposal of health  insurance for your employees.

I have attached another printout for your convenience and hope that you will  take the time to review it. As you can see, we offer a competitive package. Plans A and B are especially responsive to your needs.

I will call you next Friday after you have had time to review the proposal. I am eager to do business with you. In the meantime, if you have any questions or concerns, I can be reached at 308-555-9847. 

Sincerely,

Signature

Terry Laforge 

Sales Manager 

TML:wie

Enc.

 

 

Напоминание

Обзор

Акцент

Предложение помощи Контактная информация


БИБЛИЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ, ФАКС-СООБЩЕНИЙ, 74 E-MAIL НА АНГЛИЙСКОМ ЯЗЫКЕ

9.6 Настойчивое письмо по поводу отсутствия ответа Такое письмо пишут, когда клиент не отвечает довольно долгое время.


 

Cattleman’s

3567 Hereford Lane • Tulsa, OK 73072 

July 15, 20XX 

J.M. Chesterman

900 Oilman Highway 

Tinderbox, CO 80215 

Dear Mr. Chesterman: 

Yesterday I was going through our files and realized that we had neglected to contact you concerning  our proposal to replace your cattle feeders.

I realize that four months have passed since I sent you the

information, so I have attached our original proposal. I hope

you will take time to look it over. We feel our prices are very competitive and the quality and  durability of our feeders will actually save you money in the long term.

I will call you next Monday after you have had time to review the proposal. I am looking forward to  doing business with you. If you have any questions or concerns, I can be reached at 308-555-9847. 

Sincerely,

Signature

Theodore “Tex” Miller 

President 

TJM:ssm 

Enc.

P.S.You can save $535 on a feeder this year!

 

 

9.7 Письмо, сопровождающее договор

Контракт можно сопроводить письмом. 

Zarcon Laser Systems 

80000 Orange Blossom Dr. 

Boston, MA 02174 

March 15, 20XX 

Tony Blumenthal, Realtor 

The Winstead Building, Suite 400 

P.O. Box 46758 

Boston, MA 02180 

Dear Tony: 

Two copies of the revised six-month leasing agreement for the Zarcon Laser Copier II are enclosed. I’m pleased you are happy with its performance.

The yellow highlights on one copy reflect the changes that we addressed in our March 14  conversation. Please indicate any additions or omissions in the margins and initial and date each  correction. I will review the copy and get back to you by April 5.

If the current changes meet with your approval, please sign at the “X” on page 3 of the unmarked  copy and return it in the SASE by March 29.

If I may clarify or help in any other way, Tony, please call me at 555-3993. 

Sincerely,

Signature

Lee Webster 

Senior Account Executive

Enc.

 

 

Констатация ситуации

Рекомендации Преимущества

Контактная

информация

Постскриптум

Цель

Приложения

Инструкции

Альтернативные инструкции

Контактная

информация


БИБЛИЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ, ФАКС-СООБЩЕНИЙ, 75 E-MAIL НА АНГЛИЙСКОМ ЯЗЫКЕ

9.8 Письмо передачи с запросом

Если вам нужно отправить одни данные и запросить другие, прибегните к подобному сопроводительному письму. Обмен информацией – часть стратегии продажи. Обсуждение технических вопросов в письме должно быть коротким –  объяснения приведите в приложениях. 


 

Rocky Flats Physics Facility 

2367 Central Avenue 

Albuquerque, NM 87106 

February 16, 20XX 

Joseph P. Harlow, Ph.D. 

Defense Engineering 

784 Trinity Dr. 

Los Alamos, NM 87544 

Dear Dr. Harlow: 

Your inquiry regarding our services is welcome. I am enclosing a brochure that will summarize our  optics program for infrared conductors and the surface lab work we do. 

If you will send us similar literature from your agency, I can be more specific about what we can do  for you. 

I will call you later this week to answer any questions. Thank you for your interest.

Sincerely,

Signature

Zack A. Bromley, Ph.D. 

Enc.

 

 

9.9 Письмо с приложениями

Ответ на запрос Просьба

Преимущество

Контактная

информация


Это письмо коротко освещает техническую информацию и сообщает о возможных дополнительных услугах. Все детали оставьте для приложений, а в сопроводительном письме приведите только краткий обзор. 


 

William Hennings Accountants

Drawer NN 

Burlington, NC 27216 

December 10, 20XX 

Linda Maple

77 Cherry Brook Terr. 

Burlington, NC 27218 

Dear Linda: 

Your projection for the possible Grantor-Retained Income Trust 

(GRIT) is included with this letter.

You may also want to investigate Grantor-Retained Annuity Trusts (GRATs) and Grantor-Retained Unitrusts (GRUTs). I have taken the liberty of including a pamphlet describing these options in more  detail.

Please let me know if I may clarify anything for you. We could meet any time next Thursday at your  convenience to discuss which trusts best suit your assets and family situation. 

Sincerely,

Signature

Davis C. Cernicek

Enc.

 

 

Ответ на запрос

Дополнительные услуги

Предложение помощи


БИБЛИЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ, ФАКС-СООБЩЕНИЙ, 76 E-MAIL НА АНГЛИЙСКОМ ЯЗЫКЕ

9.10 Письмо передачи с информацией

Письмо с выражениями благодарности или вопросами продажи,  включающее потребованную клиентом информацию. Обеспечивает контакт. 


 

Roger Publications Inc.

8560 College Blvd. 

Overland Park, KS 66210 

September 21, 20XX 

Janet Kirby 

Alvarez Advertising 

10253 W. Higgins Road, Suite 600 

Rosemont, IL 60018 

Dear Janet: 

You made a wise decision by including Working Women’s Guide in your marketing plans  for Mor-PEP! Thank you for your order. 

Working Women’s Guide provides the most effective way to reach this big-volume market. Readership is unexcelled, as shown by the recent Starch WOMEN’S Study. 

Regarding your question on a preprinted insert card: the investment involved is $3,000. If  you would like for us to print a card, the card would be a net cost of $1,575. There would  be no real cost advantage to using a card attached to our reader service coupon. 

The cost for the coupon space is $5,000 and includes the printing. 

Having your message on the card next to the reader service coupon could be a big  advantage, however, for readership. 

I’ll call your office next week to answer any questions on this — and thanks again for your  order.

Rebecca Ruddy

Account Supervisor

 

 

Доброжелательность Преимущества

Информация

Преимущества

Контактная

информация


БИБЛИЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ, ФАКС-СООБЩЕНИЙ, 77 E-MAIL НА АНГЛИЙСКОМ ЯЗЫКЕ

Глава 10

PR письма, поддерживающие имидж компании

В этой главе приведены примеры PR писем, которые помогут вам затронуть различные темы, влияющие на внешний облик компании и отношения внутри нее. В таких письмах говорится о специальных событиях, достижениях и вопросах. 

10.1 Общая благодарность

В этом письме выражается благодарность клиентам. Такое письмо можно использовать для продажи или рекламы или в знак благодарности за верность компании. 


 

Zebra Prints 

224 Bever Ave. • Madrid, MS 39378 

October 12, 20XX 

Lillian R. Wilkinson 

4500 Ramble Road Lane 

Madrid, MS 39379 

Dear Ms. Wilkinson:

On behalf of Zebra Prints, we wish to express our sincerest appreciation for your continued  patronage. It is because of valued customers like you that we are able to continue to offer  you the finest in fabrics. 

Zebra Prints has been in business for 75 years. We are dedicated to bringing you the finest  in fabrics, particularly those of all-natural materials. Mr. Case, our founding father, loved to say, “The customer wants the best at the lowest price,” and that is the motto we use as our  guiding principle.

Please stop in and see us soon. Our new spring fabrics will be in the showroom on March  15. If you bring this letter with you, we will give you a 15 percent discount on any fabric  you purchase in March. 

Sincerely yours,

Signature

Terrance Sullivan Case, Jr.

President 

TSC:maj

 

 

"Шапка" 

Дата

Внутренний адрес Приветствие

Констатация цели Любезность

Развитие

Итог

Преимущество Заключительные выражения

Подпись

Напечатанное имя Дополнительная информация


БИБЛИЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ, ФАКС-СООБЩЕНИЙ, 78 E-MAIL НА АНГЛИЙСКОМ ЯЗЫКЕ

10.2 Признательность

В этом письме выражается признательность за предпринятые действия.  Довольно часто такие письма отправляются работникам компании. 


 

Seven Sisters 

709 Starry Way • Council Bluffs, IA 50574 

April 13, 20XX 

R.K. Kirkman 

4590 N. Iowa Avenue 

Omaha, NE 68164 

Dear Mr. Kirkman: 

On behalf of the staff at Seven Sisters, I want to express my appreciation for your help in our  recent ad campaign. Your tireless efforts made the campaign one of the most successful we have ever had.

Seven Sisters’ success relies heavily on the commitment of its employees. Devotion such as  yours allows us to be leaders in the field of fashion merchandising in the Omaha/Council  Bluffs area. 

Your efforts contribute to higher sales, and that, as you know, means increased profit sharing for our employees.

Thank you for all of your hard work. Seven Sisters is successful because of employees like you. 

Sincerely,

Signature

Laney Moore 

President 

LAM:rie

 

 

Причина

признательности

Общая

информация о компании

Особая

признательность Благодарность


10.3 Официальная дата (менеджеру компании)

В этом письме говорится об официальной дате – например, избрание политика или годовщина работы сотрудника в компании. 


 

Wood Hollow Cranberries 

850 Random Rd. • New London, CT 06320 

April 8, 20XX 

Edward Brown

8879 Kirksville Ct.

New London, CT 06320 

Dear Ed: 

All of us at Wood Hollow Cranberries wish to extend our sincerest congratulations on your tenth anniversary here at Wood Hollow. 

Your work, first as Assistant Plant Manager and now as Plant Manager, has been exemplary.  We are most pleased to have you on our management team and look forward to many more years of working with you. 

Sincerely yours,

Signature

Grant Kleissman 

President 

GWK:gmn

 

 

Поздравления

Специальные положения

Репутация


БИБЛИЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ, ФАКС-СООБЩЕНИЙ, 79 E-MAIL НА АНГЛИЙСКОМ ЯЗЫКЕ

10.4 Приглашения - официальные

Официальные выражения этого письма отражает официальность события и требуют официального ответа. 


 

Erskins and Co.

985 Washington • Boise, ID 83805 

555-8800 

October 1, 20XX 

Carmen and Ted Schmitt 

800 Lander Lane 

Meridian, ID 83642 

Dear Mr. and Mrs. Schmitt: 

You are cordially invited to a formal dinner in honor of Samuel

Whitters on October 21, 20XX, at 8 p.m. at the Boise Hilton.

Mrs. Schmitt, as you are an associate of Mr. Whitters, we would

like you to speak briefly about his work in the lumber industry. If this is possible, please let me  know within the next week.

Please note that this is a black-tie event. RSVP with the names of those attending by October 14.

Sincerely yours,

Signature

John Randall III 

Chairman, Social Committee

JKR:sat

 

 

10.5 Приглашения - неофициальные

Время, дата и место события

Просьба

Срок

Требования


Это письмо более неформально и написано более разговорным языком. Оно может требовать ответа, но ответ может быть устным или неофициальным. 


 

TeleWorld 

1810 Ohio Ave. • Little Rock, AR 72293 

June 13, 20XX 

Ramona Jenkins 

55 Tremont 

Little Rock, AR 72291 

Dear Ramona: 

The marketing department is having a surprise get-together next Thursday afternoon after work  for the retirement of J.J. Small.

Please bring a gag gift to send J.J. on his way to a happy retirement. We’re asking each person to contribute $5 for a legitimate retirement gift. Wanda Templeman is collecting.

Let Wanda (ext. 233) know by Monday if you can make it so she can order enough refreshments. 

Sincerely,

Signature

Chuck Meyers 

Chairman, Social Committee

CJM:eem

 

 

Время, дата и место события

Просьбы

Требования

Срок


БИБЛИЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ, ФАКС-СООБЩЕНИЙ, 80 E-MAIL НА АНГЛИЙСКОМ ЯЗЫКЕ


Comments

Post a Comment

Popular posts from this blog