СЧЕТОВОДНО ОТЧИТАНЕ НА РАЗХОДИТЕ

 

СЧЕТОВОДНО ОТЧИТАНЕ НА РАЗХОДИТЕ

 

Разходите представляват намаление на икономическата изгода в предприятието, което се реализира чрез лишаване от активи или поемане на пасиви. Те имат разнообразна икономическа същност и нееднакво функционално предназначение. Според състава им разходите може да се класифицират на едноелементни – имат еднородно съдържание (например разходи за материали, амортизации, заплати), и комплексни – формират се от два или повече едноелементни разхода (например разходи за организация и управление, разходи за продажба на продукция). В зависимост от отношението им към себестойността на продукцията разходите се групират на: преки – това са разходи, които могат да се отнесат пряко към себестойността на даден продукт или конкретна дейност, и непреки – свързани са с дейността на предприятието, като цяло. От гледна точка на обема на стопанската дейност разходите са: променливи – те са пропорционални спрямо обема на произвежданата продукция, и условно-постоянни – непропорционални са спрямо обема на продукцията. Ключова роля за счетоводното отчитане на разходите имат принципите Текущо начисляване[1], Съпоставимост[2] и Предпазливост[3].

В счетоводството на предприятието разходите се записват съгласно техния произход (икономическата им същност) и според предназначението им (дейността, за която са направени). В тази връзка се изгражда система от сметки, предназначена за двуаспектно записване на всеки разход – по икономически елементи и по дейности.

I Счетоводно отчитане на разходите по икономически елементи.

Счетоводното отчитане на разходите по икономически елементи се реализира чрез сметките от Група 60 Разходи по икономически елементи:

Сметка 601 Разходи за материали

Сметка 602 Разходи за външни услуги

Сметка 603 Разходи за амортизация

Сметка 604 Разходи за заплати

Сметка 605 Разходи за осигуровки

Сметка 606 Разходи за данъци, такси и други подобни плащания

Сметка 607 Разходи за провизии

Сметка 608 Разходи от последващи оценки на активи

Сметка 609 Други разходи

Сметките от Група 60 Разходи по икономически елементи са операционни. Те се използват с характер на активни сметки и са типични за всички предприятия, независимо от предмета на дейността им – промишлена, земеделска, търговска – и формата на собственост – държавна, кооперативна, еднолична, колективна. Всяка от посочените счетоводни сметки се води по чисти обороти, т.е. дебитира се и се кредитира с една и съща сума. (Ето защо при корекции (намаляване) на сумата на направените разходи се записва „сторно“, вместо обратно счетоводно записване, например: за изписаните  от склада, но неупотребени до края на отчетния период материали, се съставя сторнировъчна (с отрицателни стойности) статия: Дебит сметка 601 Разходи за материали, Кредит сметка 302 Материали.)

Сметките от Група 60 Разходи по икономически елементи се приключват чрез записване по предназначение на отчетените по тях разходи. При това разходите за материали, външни услуги, амортизация, заплати и други се отнасят към дейността, в която са извършени. Това счетоводно записване може да се осъществи или текущо – веднага след отчитане на разходите по икономически елементи, отразяването им и по дейности, или периодично – текущо отчитане на разходите по икономически елементи и чак в края на отчетния период – записване по дейности. В практиката се предпочита текущото отразяване на разходите както по икономически елементи, така и по дейности.

По-често използваните счетоводни записвания на разходите по икономически елементи са:

·         Счетоводно отчитане на разходите за материали

За отразяване на изразходваните материали съгласно икономическата им същност се съставя следната статия:

Дебит Сметка 601 Разходи за материали

Кредит Сметка 302 Материали

Всички изразходвани материали в предприятието се записват по дебита на сметка 601. (Вместо Сметка 302 Материали се допуска кредитиране на Сметка 301 Доставки. Тази възможност се използва в случаите, когато доставените материали не се заприходяват в склада, а се разходват едновременно с доставката. Възможно е също кредитиране на Сметка 303 Продукция – когато като материал се използва произведената от самото предприятие продукция.) Допуска се и кредитиране на Сметка 401 Доставчици, Сметка 501 Каса, Сметка 503 Разплащателна сметка.)

След отчитане на разходите за материали по дебита на едноименната Сметка 601, следва записването им по предназначение чрез сметките от Група 61  Разходи за дейността – за основна дейност, за спомагателна дейност, за организация и управление, за продажби:

Дебит Сметка 611 Разходи за основна дейност (или Сметка 612 Разходи за спомагателна дейност или Сметка 614 Административни разходи или Сметка 615 Разходи за продажба на продукция)

Кредит сметка 601 Разходи за материали

 

·         Счетоводно отчитане на външни услуги

За отразяване на разходите за услуги, извършени от външни спрямо предприятието лица, се съставя счетоводната статия:

Дебит сметка 602 Разходи за външни услуги

Кредит сметка 503 Разплащателна сметка (или Сметка 501 Каса или Сметка 401 Доставчици)

Ако извършителят на външната услуга е регистриран по ЗДДС, то по сделката се дължи Данък върху добавената стойност (ДДС). За отразяване на този данък се дебитира Сметка 453 Разчети за ДДС, аналитична сметка 4531 Начислен данък за покупките:

Дебит сметка 602 Разходи за външни услуги

Дебит сметка 453 Разчети за ДДС

      Аналитична сметка 4531 Начислен данък за покупките

Кредит сметка 503 Разплащателна сметка (или Сметка 501 Каса или Сметка 401 Доставчици)

След отчитане на разходите за външни услуги по дебита на едноименната Сметка 602, следва записването им по предназначение чрез сметките от Група 61  Разходи за дейността – за основна дейност, за спомагателна дейност, за организация и управление, за продажби:

Дебит Сметка 611 Разходи за основна дейност (или Сметка 612 Разходи за спомагателна дейност или Сметка 614 Административни разходи или Сметка 615 Разходи за продажба на продукция)

Кредит сметка 602 Разходи за външни услуги

 

·         Счетоводно отчитане на разходите за амортизации

Амортизацията на дълготрайните активи, собственост на предприятието, се отчита чрез следната счетоводна статия:

Дебит Сметка 603 Разходи за амортизация

Кредит Сметка 241 Амортизация на Дълготрайни материални активи (или Сметка 242 Амортизация на Дълготрайни нематериални активи) 

За отразяване по предназначение на вече записаната по дебита на Сметка 603 амортизация се съставя статията:

Дебит Сметка 611 Разходи за основна дейност (или Сметка 612 Разходи за спомагателна дейност или Сметка 614 Административни разходи или Сметка 615 Разходи за продажба на продукция)

Кредит сметка 603 Разходи за амортизация

 

·         Счетоводно отчитане на разходите за заплати

За счетоводно отчитане на разходите за заплати се съставя следната статия:

Дебит сметка 604 Разходи за заплати

Кредит сметка 421 Персонал

Текущо или в края на отчетния период разходите за заплати, записани по дебита на счетоводната Сметка 604, се отразяват по предназначение:

Дебит Сметка 611 Разходи за основна дейност (или Сметка 612 Разходи за спомагателна дейност или Сметка 614 Административни разходи или Сметка 615 Разходи за продажба на продукция)

Кредит сметка 604 Разходи за заплати

 

·         Счетоводно отчитане на разходите за осигуровки

Разходите за осигуровки имат едноелементна икономическа същност и разнообразно целево предназначение. Затова към Сметка 605 Разходи за осигуровки се налага организиране на подходяща аналитична отчетност:

- Сметка 6051 Начислени  суми за фонд „Пенсии“

- Сметка 6052 Начислени суми за фонд „Трудова злополука и проф. болест“

- Сметка 6053 Начислени суми за фонд „Общо заболяване и майчинство“

- Сметка 6054 Начислени суми за фонд „Безработица“

- Сметка 6055 Начислени суми за здравно осигуряване

- Сметка 6056 Начислени суми за допълн. задължително пенсионно осигуряване

- Сметка 6057 Начислени суми за допълн. доброволно пенсионно осигуряване

- Сметка 6058 Начислени суми за социални надбавки и помощи на персонала

- Сметка 6059 Начислени суми за временна нетрудоспособност на персонала

Разходите за осигуровки се записват при възникването им със статията:

Дебит Сметка 605 Разходи за осигуровки

Кредит Сметка 461  Разчети с НОИ

Кредит Сметка 463 Разчети за здравно осигуряване

Кредит Сметка 464 Разчети за еднократни помощи и  детски надбавки

Кредит Сметка 469 Други разчети с осигурители

Текущо или в края на отчетния период разходите за осигуровки, записани по дебита на счетоводна Сметка 605, се отразяват по предназначение:

Дебит Сметка 611 Разходи за основна дейност (или Сметка 612 Разходи за спомагателна дейност или Сметка 614 Административни разходи или Сметка 615 Разходи за продажба на продукция)

Кредит сметка 605 Разходи за осигуровки

 

·         Счетоводно отчитане на разходите за данъци, такси и други подобни плащания

Разходите за данъци, такси и други подобни плащания се извършват съгласно нормативните предписания. Такива разходи са: данък върху недвижимите имоти, данък върху превозните средства, такси за битови отпадъци, такси за ползване на пазари, тържища, тротоари, такси за административни услуги и други такси към държавната администрация; данъци по чл. 204 от ЗКПО[4].

За счетоводно отчитане на възникването на разходите за данъци, такси и други подобни плащания се съставя статията:

Дебит Сметка 606 Разходи за данъци, такси и други подобни плащания  

Кредит Сметка 451 Разчети с общините (или Сметка 459 Други разчети с бюджета и ведомства)

Текущо или в края на отчетния период разходите, отчетени по дебита на Сметка 606, се записват по предназначение:

Дебит Сметка 611 Разходи за основна дейност (или Сметка 612 Разходи за спомагателна дейност или Сметка 614 Административни разходи или Сметка 615 Разходи за продажба на продукция)

Кредит сметка 606 Разходи за данъци, такси и други подобни плащания

 

 

 

·         Счетоводно отчитане на разходите за провизии

Разходите за провизии възникват при поемане на задължения с неопределена срочност и сума (например предприятие извършва продажби, като в договорите, регламентиращи тази дейност, се съдържа клауза, според която продавачът се задължава да обезщети клиентите си срещу всички възникнали дефекти през определен срок). Тези разходи зависят от вида на стоката, която се покупко-продава, от нейното качество и от продължителността на гаранционния срок. Те са значими в предприятия, които произвеждат и търгуват със стоки с дълготрайна употреба и ниско качество. За счетоводно отчитане на възникването на разходите за провизии се съставя следната статия:

Дебит Сметка 607 Разходи за провизии   

Кредит Сметка 499 Други кредитори

Аналитична сметка 4991 Провизии, признати като пасиви 

При отнасяне по предназначение на разходите за провизии се съставя счетоводната статия:

Дебит Сметка 611 Разходи за основна дейност (или Сметка 612 Разходи за спомагателна дейност или Сметка 614 Административни разходи или Сметка 615 Разходи за продажба на продукция)

Кредит сметка 607 Разходи за провизии

При отнасяне в приход на по-рано създадени провизии се съставя записването:

Дебит сметка 499 Други кредитори

Аналитична сметка 4991 Провизии, признати като пасиви 

Кредит Сметка 709 Други приходи от дейността

 

·         Счетоводно отчитане на разходите от последващи оценки на активи

Тези разходи възникват при превишение на отчетната стойност на активите над тяхната възстановима стойност. (Възстановимата стойност на даден актив е по-голямата измежду нетната му реализуема стойност и стойността в употреба). За счетоводно отразяване на разходите за последващи оценки на активи се съставя следната статия:

Дебит Сметка 608 Разходи за последващи оценки на активи

Кредит Сметка 302 Материали или друга сметка за активи

За отнасяне по предназначение на разходите за последващи оценки на активи се записва:

Дебит Сметка 611 Разходи за основна дейност (или Сметка 612 Разходи за спомагателна дейност или Сметка 614 Административни разходи или Сметка 615 Разходи за продажба на продукция)

Кредит Сметка 608 Разходи за последващи оценки на активи

При възстановяване на разходи от последващи оценки на активи – възстановяването е до размера на по-рано отчетените разходи от последващи оценки, а записването е:

Дебит Сметка 302 Материали

Кредит Сметка 709 Други приходи от дейността

 

·         Счетоводно отчитане на други разходи

„Други“ разходи са разходите, извършени за служебни пътувания и командировки, изложби и панаири, стипендии на учащи се,  непризнат при данъчна проверка данъчен кредит, липси и брак на материали, продукция и стоки за сметка на предприятието. За счетоводно отчитане на възникването на други разходи се съставя статията:

Дебит Сметка 609 Други разходи

Кредит Сметка 501 Каса (или Сметка 501 Каса или Сметка 401 Доставчици)

 

За отнасяне по предназначение на други разходи се съставя счетоводната статия:

Дебит Сметка 611 Разходи за основна дейност (или Сметка 612 Разходи за спомагателна дейност или Сметка 614 Административни разходи или Сметка 615 Разходи за продажба на продукция)

Кредит Сметка 609 Други разходи    

 

II Счетоводно отчитане на разходите по дейности.

Счетоводното отчитане на разходите по дейности се извършва чрез сметките от Група 61 Разходи за дейността:

Сметка 611 Разходи за основна дейност 

Сметка 612 Разходи за спомагателна дейност

Сметка 613 Разходи за придобиване на дълготрайни активи

Сметка 614 Административни разходи

Сметка 615 Разходи за продажба на продукция

 

·         Счетоводно отчитане на разходите за основна дейност

Основна е дейността, която определя функционалното предназначение на предприятието. Тя може да не е една-единствена, т. е. предприятието може да извършва две или повече основни дейности. Сред всички тях обаче една е водещата. Именно тя определя стопанския профил – производство, търговия – на предприятието.  За счетоводно отчитане на основната дейност, независимо от нейния характер, се използва Сметка 611 Разходи за основна дейност. Препоръчва се в предприятията с една основна дейност наименованието на Сметка 611 да съответства на икономическия профил на тази основна дейност – например Разходи за промишлена дейност, Разходи за земеделска дейност, Разходи за търговска дейност. В предприятията с многообразни основни дейности Сметка 611 Разходи за основна дейност се води със съответна аналитична отчетност, например: Сметка 6111 Разходи за промишлена дейност, Сметка 6112 Разходи за земеделска дейност, Сметка 6113 Разходи за търговска дейност и други. По дебита на Сметка 611 Разходи за основна дейност се записват (текущо или в края на отчетния период) всички разходи, по-рано отразени по икономически елементи (т. е. по сметките от Група 60 Разходи по икономически елементи):

Дебит Сметка 611 Разходи за основна дейност 

Кредит Сметка 601 Разходи за материали

Кредит Сметка 602 Разходи за външни услуги

Кредит Сметка 603 Разходи за амортизация

Кредит Сметка 604 Разходи за заплати

Кредит Сметка 605 Разходи за осигуровки

Кредит Сметка 606 Разходи за данъци, такси и други подобни плащания

Кредит Сметка 607 Разходи за провизии

Кредит Сметка 608 Разходи от последващи оценки на активи

Кредит Сметка 609 Други разходи

Величината на дебитния  оборот на Сметка 611 Разходи за основна дейност се използва като  своеобразен инструмент за оценка на т. нар. съкратена себестойност. С тази оценка се заприходява в склада произведената готова продукция:

Дебит Сметка 303 Продукция

Кредит Сметка 611 Разходи за основна дейност

 

Наличието на крайното салдо на Сметка 611 Разходи за основна дейност в производствените предприятия се третира като показател за сумата на незавършеното производство; в търговските предприятия споменатото крайното салдо създава информация за разходите по обекти (които разходи в края на отчетния период се прехвърлят по дебита на Сметка 702 Приходи от продажби на стоки).

За повече детайлност към Сметка 611 Разходи за основна дейност се препоръчва откриване и водене на аналитични сметки за отчитане на:

а) основни производствени разходи – тези разходи са непосредствено свързани с производствения процес и без тяхното реализиране произвеждането на продукция е невъзможно; те се наричат също технологични разходи и обикновено заемат най-голям дял в себестойността на продукцията;

б) общопроизводствени разходи – тези разходи се извършват във връзка с организацията, управлението и отчитането на дейността на предприятието; те не участват пряко в създаването на стойност, но се включват в себестойността на произведената продукция; общопроизводствените разходи се групират на:

 б.1) постоянни общопроизводствени разходи – те са със сравнително постоянен размер спрямо обема на производството – например разходи за заплати и осугуровки на управленския персонал, за амортизация и за данък сгради на производствената сграда и други

б.2) променливи общопроизводствени разходи – те са с размер, който е в значителна степен зависим от произвеждания обем – например разходи за заетите спомагателни работници, разходи за осветление, отопление, и други.

Сметка 611 Разходи за основна дейност се приключва в края на отчетния период. Евентуално крайно салдо по нея се записва в Счетоводния баланс, в раздел Разходи за бъдещи периоди.

·         Счетоводно отчитане на разходите за спомагателна дейност

Спомагателни дейности са извършват с цел създаване на условия и предпоставки за реализиране на основната дейност. Те се осъществяват в непосредствена връзка с дейността, представляваща главно функционално предназначение на предприятието, и се състоят обикновено в оказване на услуги, произвеждане на резервни части, принадлежности и др. под. Спомагателните дейности не са еднакви в предприятията от отделните отрасли. В промишлените предприятия като спомагателна дейност се определя функционирането на електро- и парови станции, на ремонтни цехове и транспортни звена; в земеделските предприятия – на ремонтна работилница, на автотранспорт и работен добитък.

За счетоводно отчитане на разходите за спомагателна дейност се използва Сметка 612 Разходи за спомагателна дейност. Тази сметка е калкулационна. По нейния дебит се записват направените разходи в спомагателната дейност – тези разходи са отчетени по-рано по сметките от Група 60 Разходи по икономически елементи:

 

Дебит Сметка 612 Разходи за спомагателна дейност 

Кредит Сметка 601 Разходи за материали

Кредит Сметка 602 Разходи за външни услуги

Кредит Сметка 603 Разходи за амортизация

Кредит Сметка 604 Разходи за заплати

Кредит Сметка 605 Разходи за осигуровки

Кредит Сметка 606 Разходи за данъци, такси и други подобни плащания

Кредит Сметка 607 Разходи за провизии

Кредит Сметка 608 Разходи от последващи оценки на активи

Кредит Сметка 609 Други разходи

Произведените в спомагателната дейност материали или продукти се отчитат в счетоводството:

Дебит Сметка 302 Материали[5] (или Дебит Сметка 303 Продукция[6])

Кредит Сметка 612 Разходи за спомагателна дейност

За счетоводно отчитане на осъществяването на услуга от спомагателната дейност на основната се съставя статията:

Дебит Сметка 611 Разходи за основна дейност

Кредит Сметка 612 Разходи за спомагателна дейност

 

При две или повече спомагателни дейност е възможно взаимно потребление на техни продукти или услуги.  Тази дейност се записва счетоводно по следния начин:

Дебит Сметка 612 Разходи за спомагателна дейност

      Аналитична сметка Разходи за спомагателна дейност „........“

Кредит  Сметка 612 Разходи за спомагателна дейност

      Аналитична сметка Разходи за спомагателна дейност „........“

 

Сметка 612 Разходи за спомагателна дейност се приключва в края на отчетния период. Евентулано крайно салдо по нея  ще показва разходите за бъдещи периоди, напраевени в спомагателната дейност.

 

·         Счетоводно отчитане на административните разходи

Административните разходи се извършват по повод на управлението на предприятието. Те са свързани с организацията и ръководството и в този смисъл  представляват непреки разходи.

За счетоводно отчитане на административните разходи се използва Сметка 614 Административни разходи. Тази сметка е събирателно-разпределителна, а воденето й предполага използване на подходяща аналитичност – например, аналитично отчитане на административните разходи по икономически елементи (за заплати, за осигуровки, за амортизация, за командировки и други).

Всички административни разходи се отчитат, първо, по „произход“ (т. е. чрез сметките от Група 60 Разходи по икономически елементи) и, второ, по „предназначение“ (т. е. чрез Сметка 614 Административни разходи ).  Така след отразяване на разходите за материали, амортизация, заплати, осигуровки и други по дебита на сметките от Група 60, формираната себестойност се  отнася по Сметка 614 Адмиистративни разходи:

Дебит Сметка 614 Административни разходи 

Кредит Сметка 601 Разходи за материали

Кредит Сметка 602 Разходи за външни услуги

Кредит Сметка 603 Разходи за амортизация

Кредит Сметка 604 Разходи за заплати

Кредит Сметка 605 Разходи за осигуровки

Кредит Сметка 606 Разходи за данъци, такси и други подобни плащания

Кредит Сметка 607 Разходи за провизии

Кредит Сметка 608 Разходи от последващи оценки на активи

Кредит Сметка 609 Други разходи

Сумата на административните разходи участва при формиране на пълната себестойност на произведената продукция. За тази цел величината на разходи, записани по Сметка 614 Административни разходи, се разпределят по избрана база към произведената продукция. Като подходяща база може да се предложи сумата на материалните разходи за единица продукт, разходите за заплати в основната дейност за единица продукт, величината на себестойността (има се предвид съкратената себестойност – тя се формира само от основните производствени разходи) на произведената продукция/ оказаните услуги.

За отнасяне на административните разходи към себестойността на произведената продукция/ оказаните услуги се съставя счетоводната статия:

Дебит Сметка от група 70 Приходи от продажби  

Кредит Сметка 614 Административни разходи 

Сметка 614 Административни разходи се приключва в края на отчетния период.

·         Счетоводно отчитане на разходите за продажба на продукция

Разходите за продажба на продукция се извършват на последния етап на оборота на капитала. Най-често такива са разходите за амбалаж и опаковка, за транспорт, товаро-разтоварна дейност, съхраняване на продукция в складове извън предприятието, реклама, изложби и панаири и други. За счетоводно отчитане на разходите по продажба се използва Сметка 615 Разходи по продажба на продукция. Тя е събирателно-разпределителна сметка – дебитира се със сумата на търговските разходи, отразени предварително по икономически елементи, и се кредитира с общата величина на разходите по продажба. Като елемент на пълната себестойност на произведената продукция, разходите по продажби се разпределят на определена база към всяка единица продукция. За отнасяне посочените разходи към пълната себестойност на продукцията се дебитира Сметка 701 Приходи от продажби на продукция или Сметка 702 Приходи от продажби на услуги, а се кредитира Сметка 615 Разходи по продажба на продукция.

Сметка 615 Разходи по продажби на продукция се приключва в края на всеки отчетен период.

Информацията за разходите по икономически елементи и по дейности се обобщава в Отчета за доходите/ Отчета за приходите и разходите.

 

---

[1] Текущо начисляване – приходите и разходите от сделки се признават към момента на тяхното настъпване, а не към момента на получаване, респ. плащане на парични средствата

[2] Съпоставимост – приходите се отразяват в резултата за отчетния период, през който са отчетени разходите, направени във връзка с получените приходи; разходите се отразяват в резултата за отчетния период, през който се черпи изгода от получените приходи

[3] Предпазливост – отчитане на всички предполагаеми рискове и евентуални загуби; изисква се признаване на разходите незабавно, когато възникнат основания за това, а на приходите – когато бъдат реализирани

[4] Чл. 204 от ЗКПО регламентира данъчното облагане с т. нар. алтернативен данък – този данък се налага върху представителните разходи, свързани с дейността, социалните разходи, предоставени в натура на работници и служители, разходите за ваучери за храна, разходите по експлоатация на превозни средства, когато с последните се осъществява управленска дейност

[5] Сметка 302 Материали се дебитира при производство на материали, предназначени за основната дейност; тези материали при разходването им не трябва да се отчитат по Сметка 601 Разходи за материали, тъй като по този начин ще се получава двойно отчитане на едни и същи разходи за материали – веднъж, при разходването им за спомагателната дейност и втори път, при разходването им в основната

[6] Сметка 303 Продукция се дебитира при производство на резервни части, инструменти, принадлежности, които са предназначени за продажба